Hóa đơn thương mại là gì? 5 mẫu hóa đơn thương mại hợp pháp

Trong năm 2024, kim ngạch xuất nhập khẩu Việt Nam đạt hơn 786 tỷ USD, kéo theo nhu cầu chuẩn hóa chứng từ ngày càng tăng. Trong đó, hóa đơn thương mại là một chứng từ bắt buộc để khai báo hải quan, tính thuế và làm căn cứ pháp lý giữa người mua và người bán quốc tế. Bài viết này, Công ty vận tải Bắc Nam sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm hoá đơn tương mại là gì, nội dung cần có và quy định hiện hành về hóa đơn thương mại, nhằm tránh sai sót và tiết kiệm chi phí trong quá trình xuất nhập khẩu.

Hóa đơn thương mại là gì?

Nếu bạn đang chuẩn bị làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa và phân vân không biết hóa đơn thương mại là gì, thì bạn không phải là người duy nhất. Đây là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ xuất khẩu, đóng vai trò như hợp đồng mua bán xác nhận giao dịch giữa bên bán và bên mua ở hai quốc gia khác nhau.

Về cơ bản, hóa đơn thương mại (commercial invoice) là tài liệu do người bán phát hành, thể hiện đầy đủ thông tin hàng hóa: tên sản phẩm, số lượng, giá trị, điều kiện giao hàng theo Incoterms, phương thức thanh toán và thông tin liên hệ của các bên liên quan. Hóa đơn này được dùng làm căn cứ khai báo với cơ quan hải quan, là yếu tố không thể thiếu để thông quan lô hàng.

Chẳng hạn, khi Vận tải Trung Tín hỗ trợ khách hàng vận chuyển hàng Bắc Nam có liên quan đến hoạt động xuất khẩu, chúng tôi luôn tư vấn kỹ lưỡng về cách lập hóa đơn thương mại để tránh sai sót, vì chỉ cần thiếu mã HS code hay mô tả sai hàng hóa cũng có thể khiến hàng bị giữ tại cảng.

Theo Tổng cục Hải quan, 98% lô hàng xuất nhập khẩu đều bắt buộc phải nộp kèm hóa đơn thương mại. Vì thế, việc hiểu đúng – làm đúng ngay từ đầu là điều kiện bắt buộc để vận hành logistics trơn tru và tiết kiệm chi phí.

Nội dung của hóa đơn thương mại gồm những gì?

Một trong những lỗi phổ biến nhất khi làm thủ tục xuất nhập khẩu là lập sai hoặc thiếu thông tin trong hóa đơn thương mại. Điều này dễ khiến hàng bị ách tắc ở khâu thông quan, gây chậm tiến độ vận chuyển và phát sinh chi phí lưu kho. Vậy một hóa đơn thương mại hợp lệ cần có những nội dung nào? Theo thực tiễn tại Vận tải Trung Tín, khi hỗ trợ doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa Bắc Nam có liên quan đến hoạt động xuất khẩu quốc tế, chúng tôi luôn lưu ý các đối tác đảm bảo các nội dung sau:

• Thông tin người bán và người mua: Thông tin về người bán và người mua phải đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế,…
• Ngày phát hành hóa đơn và số hiệu: để đối chiếu và tra cứu nhanh.
• Mô tả chi tiết hàng hóa: tên hàng, mã HS code, số lượng, đơn vị tính.
• Đơn giá và tổng trị giá lô hàng: theo loại tiền tệ thỏa thuận.
• Điều kiện giao hàng: thường theo Incoterms (như FOB, CIF…).
• Phương thức thanh toán: L/C, T/T hoặc theo thỏa thuận riêng.
• Chữ ký người lập và con dấu (nếu có).

Tất cả thông tin này không chỉ phục vụ cho cơ quan hải quan mà còn là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp nếu có. Vì vậy, đừng chủ quan với hóa đơn thương mại, bởi chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến cả lô hàng bị đình trệ.

Trong lĩnh vực logistic, hóa đơn thương mại là một chứng từ thương mại quan trọng. Do đó, trước khi lập hóa đơn thương mại, cần chú ý tránh một số lỗi cơ bản như:

• Khai báo không chính xác hoặc có thông tin sai lệch, ảnh hưởng đến việc thông quan hàng hóa.
• Hóa đơn thương mại không rõ ràng về điều kiện giao hàng như FOB hay CIF.
• Bên xuất khẩu hàng hóa bán hàng theo giá CIF nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và không ghi rõ các chi phí phát sinh tiếp theo.
• Thông tin mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu các thông tin yêu cầu, không ghi cụ thể số lượng, giá tiền, ký hiệu, chủng loại.

Ý nghĩa của hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu hàng hóa

Với bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hóa đơn thương mại không chỉ đơn thuần là một loại giấy tờ, đó là “chìa khóa” để hàng hóa được thông quan thuận lợi.

Tại Vận tải Trung Tín, khi hỗ trợ khách hàng vận chuyển hàng hóa Bắc Nam có liên quan đến thị trường quốc tế, chúng tôi thường xuyên nhấn mạnh vai trò đặc biệt quan trọng của hóa đơn thương mại (commercial invoice) trong bộ chứng từ.

Cụ thể, hóa đơn này được sử dụng:

• Là căn cứ pháp lý xác nhận giao dịch giữa bên mua và bên bán.
• Là tài liệu bắt buộc khi khai báo với cơ quan hải quan, hỗ trợ định giá tính thuế, kiểm tra xuất xứ hàng hóa.
• Là chứng từ thương mại quốc tế giúp ngân hàng, công ty bảo hiểm, đại lý vận tải dễ dàng xử lý lô hàng.

Chỉ cần sai lệch về mã HS code, điều kiện Incoterms hay mô tả hàng hóa trên hóa đơn thương mại cũng đủ khiến hàng bị giữ lại ở cảng. Vì vậy, hiểu rõ và lập đúng nội dung của hóa đơn này là bước không thể thiếu trong quá trình vận chuyển và thông quan quốc tế.

Mẫu của hóa đơn thương mại

Dưới đây là một số mẫu hóa đơn thương mại bạn có thể tham khảo:

Kết luận

Hóa đơn thương mại không chỉ là một giấy tờ hành chính, mà là chứng từ cốt lõi trong mọi hoạt động xuất nhập khẩu, từ khai báo hải quan, thanh toán quốc tế đến bảo vệ quyền lợi pháp lý giữa các bên. Việc nắm rõ được khái niệm hoá đơn thương mại là gì, nội dung bắt buộc và cách lập hóa đơn đúng chuẩn giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm thời gian và chi phí logistics. Nếu bạn đang chuẩn bị cho lô hàng xuất khẩu hoặc cần tư vấn thủ tục vận chuyển hàng hóa Bắc Nam, hãy liên hệ ngay với Vận tải Trung Tín để được hỗ trợ tận tâm và đúng chuẩn nghiệp vụ!

Bài viết liên quan

Các phương thức vận chuyển hàng hóa phổ biến nhất nhất 2025

Vận chuyển hàng hóa chiếm vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng Tại Việt Nam, hơn 76% khối lượng hàng được vận chuyển...

5+ Mẫu hợp đồng nguyên tắc vận chuyển hàng hóa mới nhất 2025

Với hơn 72% doanh nghiệp logistics vừa và lớn tại Việt Nam đã sử dụng hợp đồng nguyên tắc vận chuyển hàng hóa (theo VLA), xu...

Chành xe vận chuyển hàng từ Hà Nội vào Cần Thơ – Trung Tín

Bạn cần vận chuyển hàng từ Hà Nội vào Cần Thơ nhanh, an toàn, giá hợp lý Tuyến vận chuyển hàng hoá Bắc Nam này đang tăng...

Hướng dẫn cách tra cứu phí ship Bưu điện đơn giản với 4 bước

Trong năm 2024, ngành bưu chính Việt Nam ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ với doanh thu ước đạt hơn 70000 tỷ đồng, tăng 20% so...