Bảng kê vận chuyển hàng hóa và những điều cần lưu ý

Trong bất cứ giao dịch vận chuyển hàng nào đều không thể thiếu được bảng kê vận chuyển hàng hóa. Đây là biên bản quan trọng giúp các cơ quan thanh tra thuế có thể làm việc hiệu quả. Vậy bảng kê vận chuyển hàng là gì? Có những mẫu bảng kê nào và cần lưu ý gì khi lập bảng? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Lợi ích của bảng kê cước vận chuyển

Bảng kê vận chuyển hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin chi tiết về giá cước, phí dịch vụ và các điều khoản liên quan đối với loại hàng hóa và dịch vụ vận chuyển tương ứng. Đây không chỉ là một văn bản hợp đồng giữa nhà vận chuyển và khách hàng, mà còn là một công cụ hữu ích để doanh nghiệp có thể đánh giá và so sánh các lựa chọn vận chuyển.

Những lợi ích quan trọng của bảng kê vận chuyển hàng hóa gồm:

• Xác định chi phí vận chuyển: Cung cấp thông tin chi tiết về giá cước và phí dịch vụ, giúp khách hàng dự báo và tính toán chi phí vận chuyển một cách chính xác.
• So sánh và lựa chọn nhà vận chuyển: Qua việc so sánh giá cả, điều khoản và dịch vụ, khách hàng có thể chọn lựa nhà vận chuyển phù hợp và hiệu quả về chi phí.
• Dự và quản lý chi phí: Biết trước giá cước và các yếu tố ảnh hưởng, doanh nghiệp có thể tính toán và dự báo chi phí vận chuyển, giúp tối ưu hóa nguồn lực và kế hoạch tài chính.
• Giao dịch minh bạch: Đảm bảo giao dịch minh bạch, giúp định rõ điều khoản và điều kiện vận chuyển, tạo ra sự hiểu biết và thỏa thuận rõ ràng giữa hai bên.
• Quản lý rủi ro: Bảng kê cước giúp quản lý rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa, xác định và tính vào giá các yếu tố như bảo hiểm hàng hóa và các yêu cầu đặc biệt khác, đảm bảo sự an toàn và bảo vệ quyền lợi của khách hàng.

Trên thực tế, khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa, họ thường gặp phải những thách thức sau:

• Khách hàng mua hàng qua các kênh trực tuyến thường là cá nhân và không đề xuất xuất hóa đơn.
• Khách hàng mua hàng với số lượng lớn nhưng ở xa nên họ phải tận dụng các đơn vị vận chuyển hàng hóa.
• Hàng hóa không có chứng từ đầu vào, dẫn đến việc phải chịu thuế VAT 10%.
• Doanh nghiệp không muốn tăng doanh thu “phát sinh” quá nhiều.

Việc không đầy đủ kê khai bảng kê cước vận chuyển hàng hóa có thể gây ra những hậu quả sau:

• Cơ quan thuế có thể tiến hành kiểm tra và đòi hỏi bổ sung hóa đơn cho các bảng kê cần thiết.
• Gặp khó khăn trong việc giải trình với cơ quan thuế về các vấn đề liên quan.
• Bị cơ quan thuế xử phạt do vi phạm các quy định thuế trong các đơn hàng tương ứng.

Khi lập bảng kê cước vận chuyển hàng hóa cần tuân thủ yêu cầu gì

Khi lập bảng kê cước vận chuyển hàng hóa bạn cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:

• Thông tin của bên thuê xe và bên cho thuê xe, bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên lạc và thông tin đăng ký kinh doanh (nếu có).
• Số hóa đơn GTGT giúp cung cấp thông tin về các khoản thuế GTGT áp dụng, là căn cứ quan trọng cho các thủ tục thanh toán và kê khai thuế.
• Bảng kê cước cần minh bạch về số hợp đồng giữa hai bên để dễ dàng đối chiếu và so sánh. Số hợp đồng chứa thông tin chi tiết về các điều khoản và điều kiện đã thỏa thuận giữa các bên.
• Bảng kê cước nên chi tiết lộ trình vận chuyển hàng hóa, bao gồm điểm xuất phát và điểm đích. Thông tin về lộ trình giúp xác định khoảng cách và tính toán chi phí vận chuyển.
• Thông tin chi tiết về hàng hóa như tên, khối lượng, trọng lượng, số lượng và các thông số khác liên quan. Điều này giúp xác định phí vận chuyển và tính toán tổng chi phí phải thanh toán.
• Số tiền từng chuyến và tổng tiền phải thanh toán toán cho dịch vụ vận chuyển hàng hóa.
• Thông tin này để tính tổng chi phí phải thanh toán, bao gồm cả thuế GTGT.

Các loại mẫu bảng kê cước vận chuyển

Mẫu bảng kê cước vận chuyển cơ bản

Với mẫu bảng kê cơ bản, thông tin sẽ hiển thị số lượng hàng hóa, giá cước vận chuyển, chi phí bốc xếp, thành tiền.

Mẫu bảng kê cước vận chuyển chi tiết

Với mẫu bảng kê chi tiết, ngoài thông tin cơ bản như trên thì chi tiết về các loại hàng hóa cũng được thể hiện rõ ràng như kích cỡ, chủng loại, đặc điểm,….

Mẫu bảng kê cước vận chuyển đi kèm dịch vụ

Mẫu bảng kê này sẽ dùng để thể hiện chi tiết các dịch vụ vận chuyển hàng với các thông tin như tiền cước, thu – chi hộ, thông tin vận chuyển, dịch vụ đóng gói hàng và bốc xếp,….

Những lưu ý về bản kê cước vận chuyển hàng hóa

Cước vận chuyển hàng hóa đóng góp một phần quan trọng vào ngân sách của các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất và thương mại. Tuy nhiên, vẫn còn rất ít thông tin chi tiết liên quan đến quy trình hoạch toán cước vận chuyển hàng hóa. Cụ thể:

• Hoạch toán cước vận chuyển hàng hóa

Cước vận chuyển hàng hóa phát sinh trong giai đoạn mua hàng hóa và nhập kho để bán sẽ được tính vào hạng mục chi phí mua hàng. Bảng kê cước vận chuyển hàng hóa và tổng chi phí vận chuyển sẽ được tính vào giá thành của hàng nhập kho. Trong trường hợp này, có thể hoạch toán nợ tài khoản 156 và nợ tài khoản 1331, đồng thời có tài khoản liên quan.

Trong trường hợp cước vận chuyển phát sinh trong giai đoạn bán hàng, nó sẽ được tính vào chi phí bán hàng và hoạch toán nợ tài khoản 6421 và nợ tài khoản 1331, cũng có tài khoản liên quan.

• Cước phí vận chuyển hàng hóa có được khấu trừ thuế GTGT không?

Nếu quá trình vận chuyển được đầy đủ bảng kê cước vận chuyển hàng hóa và có hóa đơn chứng từ hợp lệ, đáp ứng các điều kiện theo luật thuế GTGT và thuế TNDN, thì chi phí vận chuyển này vẫn được khấu trừ và tính vào các loại phí hợp lệ khi quyết toán thuế.

Trên đây là một số thông tin và mẫu bảng kê khai vận chuyển hàng hóa chi tiết nhất. Hy vọng thông tin trong bài sẽ hữu ích và giúp bạn hiểu hơn về bảng kê vận chuyển.

Bài viết liên quan

Túi đóng gói hàng: Đặc điểm, phân loại và kích thước

Túi dóng gói hàng hay còn gọi là loại túi chuyên dùng để gói hàng hóa, sản phẩm để đảm bảo trong quá trình vận chuyển...

Chia sẻ 10+ kinh nghiệm đóng gói hàng hóa chuẩn, tối ưu chi phí

Hiện nay, nhu cầu mua bán hàng hóa tăng rất nhanh và ngày càng nhiều nên việc đóng gói hàng hóa là rất cần thiết Tuy nhiên, làm...

Bao bì đóng gói hàng hóa là gì? Phân loại và chức năng

Theo báo cáo "The Future of Global Packaging to 2022", nhu cầu bao bì toàn cầu tiếp tục tăng trưởng với mức 2,9% Doanh số bao bì toàn...

Hướng dẫn đóng gói hàng gửi bưu điện chuẩn theo từng loại hàng

Một trong những cách thức gửi hàng hóa đơn giản và tiện lợi nhất hiện nay là gửi qua bưu điện Hình thức này giúp đảm...