Hóa đơn thương mại là gì? Các quy định về hóa đơn thương mại

Trong mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại đóng vai trò vô cùng quan trọng thể hiện giao dịch giữa các bên. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu hóa đơn thương mại là gì? Nội dung và quy định của loại hóa đơn này thế nào? Bài viết sau đây chúng tôi sẽ chia sẻ đến bạn những thông tin chi tiết nhất.

Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại còn được gọi là Commercial Invoice hay Invoice, là một loại chứng từ được sử dụng trong giao dịch thanh toán giữa người bán và người mua. Đây là loại chứng từ xuất khẩu cần thiết, được các cơ quan hải quan và kiểm soát nhập khẩu yêu cầu.

Mục đích của hóa đơn thương mại là giúp các cơ quan này dễ dàng xác định loại thuế phải áp dụng cho lô hàng cũng như ngăn chặn việc giữ hàng không hợp lệ. Tuy vậy, hóa đơn thương mại không phải hóa đơn yêu cầu thanh toán, mà chỉ cung cấp thông tin cho người mua về số tiền họ sẽ phải trả trong tương lai. Trong tiếng Anh, hóa đơn thương mại được gọi là Commercial Invoice, viết tắt là CI.

Hóa đơn thương mại còn đóng vai trò quan trọng trong các thủ tục xuất nhập khẩu như:

• Sử dụng như hóa đơn thanh toán: Đây là một chứng từ cần thiết để thực hiện thanh toán với đối tác. Hóa đơn thương mại chứa các thông tin chi tiết về tiền bạc, bao gồm tổng giá (số và chữ), giá từng mặt hàng, đơn vị tiền tệ,… và cần phải có đầy đủ dấu và chữ ký để xác nhận các nghĩa vụ thanh toán.
• Tính thuế nhập khẩu: Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng để xác định giá trị hải quan của hàng hóa và từ đó tính thuế nhập khẩu. Ngoài ra, một số thông tin khác như số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn cũng được sử dụng để khai báo trong tờ khai điện tử.
• Xác định số tiền bảo hiểm: Giống như việc xác định giá trị hải quan, giá trên hóa đơn thương mại cũng được dùng để tính số tiền bảo hiểm.

Nội dung của hóa đơn thương mại

Việc hiểu rõ nội dung cần có trong một hóa đơn thương mại là điều vô cùng quan trọng. Dù không có mẫu tiêu chuẩn nào cho hóa đơn này và mỗi doanh nghiệp sẽ có thiết kế riêng, nhưng nhìn chung một hóa đơn thương mại sẽ gồm những nội dung sau:

• Thông tin người mua: Bao gồm tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại, số fax, người đại diện, và thông tin tài khoản ngân hàng của người nhập khẩu (nếu cần).
• Thông tin người bán: Tương tự như thông tin người mua.
• Số hóa đơn: Là tên viết tắt hợp lệ do bên xuất khẩu quy định.
• Ngày lập hóa đơn: Thông thường, hóa đơn được lập sau khi hợp đồng ký kết và trước ngày xuất khẩu hàng hóa để phù hợp với bộ chứng từ xuất khẩu.
• Phương thức thanh toán: Có thể bao gồm Thanh toán chuyển tiền T/T, Thanh toán thư tín dụng chứng từ L/C, và thanh toán nhờ thu chứng từ D/A, D/P.
• Chi tiết sản phẩm: Bao gồm tên sản phẩm, chất lượng, mã hiệu, số hiệu và ký hiệu hàng hóa, cùng với số mã hiệu của bao gói hàng hóa.
• Số lượng hàng hóa theo trọng lượng hoặc kích thước của nước giao hàng hoặc của Hoa Kỳ.
• Giá của từng mặt hàng.
• Tổng tiền: Tổng trị giá của hóa đơn, thường ghi bằng số và chữ, cùng với loại tiền tệ thanh toán.
• Loại tiền tệ.
• Các chi phí liên quan (nếu có): như cước phí vận chuyển quốc tế, phí bảo hiểm, hoa hồng, chi phí bao bì, chi phí container, chi phí đóng gói, và tất cả các chi phí và phí tổn khác.

Trong lĩnh vực logistic, hóa đơn thương mại là một chứng từ thương mại quan trọng. Do đó, trước khi lập hóa đơn thương mại, cần chú ý tránh một số lỗi cơ bản như:

• Khai báo không chính xác hoặc có thông tin sai lệch, ảnh hưởng đến việc thông quan hàng hóa.
• Hóa đơn thương mại không rõ ràng về điều kiện giao hàng như FOB hay CIF.
• Bên xuất khẩu hàng hóa bán hàng theo giá CIF nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và không ghi rõ các chi phí phát sinh tiếp theo.
• Thông tin mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu các thông tin yêu cầu, không ghi cụ thể số lượng, giá tiền, ký hiệu, chủng loại.

Ý nghĩa của hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu hàng hóa

Hóa đơn thương mại có vai trò chính như sau:

• Đóng vai trò quan trọng, không thể thiếu trong quá trình giao nhận hàng hóa.
• Là chứng từ cần thiết để xác lập việc thanh toán giữa các bên.
• Cung cấp căn cứ quan trọng để xác định giá trị hải quan của hàng hóa, từ đó tính thuế nhập khẩu.

Lưu ý: Dù rất quan trọng, nhưng Invoice không phải là chứng từ chứng minh quyền sở hữu hàng hóa, trừ khi nó đi kèm với các chứng từ khác chứng minh việc thanh toán của nhà nhập khẩu (người mua).

Số lượng bản sao cần thiết của hóa đơn (bao gồm cả bản gốc và bản sao) để giao hàng phải được đồng ý bởi nhà nhập khẩu. Thường mỗi hóa đơn thương mại sẽ có 1 bản gốc và 2 bản sao. Tuy nhiên, pháp luật của các nước khác nhau không hạn chế số lượng bản gốc. Số lượng này thực sự quan trọng trong quy trình nhập khẩu để đáp ứng yêu cầu khai báo hải quan của người mua.

Mẫu của hóa đơn thương mại

Dưới đây là một số mẫu hóa đơn thương mại bạn có thể tham khảo:

Trên đây chúng tôi đã giải đáp giúp bạn các thông tin về hóa đơn thương mại là gì và các nội dung liên quan. Hy vọng thông tin trong bài sẽ hữu ích và giúp bạn hiểu hơn về loại hóa đơn này.

Bài viết liên quan

Túi đóng gói hàng: Đặc điểm, phân loại và kích thước

Túi dóng gói hàng hay còn gọi là loại túi chuyên dùng để gói hàng hóa, sản phẩm để đảm bảo trong quá trình vận chuyển...

Chia sẻ 10+ kinh nghiệm đóng gói hàng hóa chuẩn, tối ưu chi phí

Hiện nay, nhu cầu mua bán hàng hóa tăng rất nhanh và ngày càng nhiều nên việc đóng gói hàng hóa là rất cần thiết Tuy nhiên, làm...

Bao bì đóng gói hàng hóa là gì? Phân loại và chức năng

Theo báo cáo "The Future of Global Packaging to 2022", nhu cầu bao bì toàn cầu tiếp tục tăng trưởng với mức 2,9% Doanh số bao bì toàn...

Hướng dẫn đóng gói hàng gửi bưu điện chuẩn theo từng loại hàng

Một trong những cách thức gửi hàng hóa đơn giản và tiện lợi nhất hiện nay là gửi qua bưu điện Hình thức này giúp đảm...