Quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển| 9 bước chi tiết

Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển hiện chiếm tới hơn 80% tổng khối lượng giao thương toàn cầu theo báo cáo của UNCTAD (2023), và là phương thức vận chuyển chính của các doanh nghiệp Việt Nam khi vươn ra thị trường quốc tế. Tuy nhiên, quy trình này gồm nhiều bước quan trọng như booking, đóng hàng, khai báo hải quan đến nhận vận đơn dễ khiến người mới “bối rối”. Qua bài viết sau, Công ty vận tải Bắc Nam – Trung Tín sẽ hướng dẫn chi tiết tới các bạn quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển 9 bước từ A-Z, giúp các bạn hiểu rõ hơn về quy trình, tránh sự nhầm lẫn hay thiếu xót không đáng có.

9 bước chi tiết trong quy trình xuất khẩu hàng hoá đường biển

Dưới đây là 9 bước quan trọng bạn cần nắm rõ khi xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, từ ký kết hợp đồng, đặt booking, chuẩn bị chứng từ, đến hoàn tất thủ tục hải quan và nhận vận đơn. Mỗi bước đều đóng vai trò then chốt giúp quá trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ và đúng pháp luật. Hãy đọc thật kỹ và ghi nhớ các bước để tránh thiếu xót hay nhầm lẫn không đáng có nhé!

Bước 1: Ký hợp đồng ngoại thương 

Ký hợp đồng là bước mở đầu quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Sau khi báo giá và được khách hàng chấp thuận, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ với các điều khoản được thống nhất rõ ràng.

Hợp đồng sẽ quy định cụ thể về quy trình vận chuyển, bao gồm cả dịch vụ bốc xếp, nhằm đảm bảo hàng hóa được sắp xếp khoa học và đúng tiêu chuẩn trước khi xuất khẩu. Bên gửi cũng sẽ ủy quyền cho công ty giao nhận phụ trách toàn bộ thủ tục liên quan đến lô hàng, từ khâu khai báo đến vận chuyển, giúp quá trình diễn ra suôn sẻ và tiết kiệm thời gian.

Bước 2: Đặt booking với hãng tàu

Sau khi hoàn tất ký kết hợp đồng ngoại thương, bên xuất khẩu sẽ gửi Booking Request đến hãng tàu nhằm xác nhận chỗ trên tàu cho lô hàng. Nội dung yêu cầu này bao gồm các thông tin quan trọng như: tên người gửi, người nhận, loại container, trọng lượng hàng hóa, nơi đóng hàng, cảng đi, cảng đến, và ngày dự kiến tàu khởi hành.

Sau đó, bộ phận phụ trách vận chuyển sẽ làm việc trực tiếp với hãng tàu để tiến hành đặt chỗ. Khi yêu cầu được chấp nhận, hãng tàu sẽ phản hồi bằng Booking Confirmation — văn bản xác nhận đã giữ chỗ và cấp container rỗng cho lô hàng.

Booking Confirmation thường thể hiện rõ các thông tin chi tiết như: tên tàu, số booking, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, thời gian cắt máng (cut-off time), và các yêu cầu liên quan đến lịch trình vận chuyển.

Việc đặt chỗ tàu là bước không thể thiếu trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Đây là yếu tố then chốt để đảm bảo lô hàng được vận chuyển đúng tiến độ, hạn chế rủi ro về thời gian và chi phí phát sinh.

Bước 3: Đóng hàng và chuẩn bị bộ chứng từ 

Ngay sau khi hàng hóa được đóng gói, bạn cần hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu để phục vụ cho việc khai báo và thông quan hải quan. Đối với các lô hàng quốc tế, đặc biệt là chuyển hàng từ Mỹ về Việt Nam bằng đường biển, hồ sơ cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu hải quan để đảm bảo thông quan thuận lợi và nhanh chóng.

Các chứng từ cần chuẩn bị gồm:

1. Hợp đồng ngoại thương: 01 bản sao y bản chính
2. Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing List): 01 bản chính
3. Tờ khai hải quan: 02 bản chính
4. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản chính
5. Booking Confirmation: 01 bản chính

Lưu ý: Tất cả giấy tờ cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác theo đúng quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Điều này không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn giúp tránh các sự cố khi làm thủ tục hải quan và trong quá trình vận chuyển quốc tế.

Bước 4: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Thủ tục hải quan xuất khẩu sẽ bao gồm các bước dưới đây:

Chuẩn bị hồ sơ hải quan xuất khẩu

Để khai báo hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định, bao gồm:

1. Tờ khai hải quan điện tử (qua hệ thống VNACCS/VCIS)
2. Hợp đồng ngoại thương
3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
4. Phiếu đóng gói (Packing List)
5. Xác nhận đặt chỗ tàu (Booking) hoặc vận đơn dự kiến
6. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – nếu có
7. Giấy phép xuất khẩu: nếu hàng thuộc diện quản lý đặc biệt
8. Các chứng từ khác: như giấy kiểm dịch, kiểm định chất lượng (nếu cần)

Việc chuẩn bị đầy đủ giúp hồ sơ dễ dàng thông quan, tránh bị luồng vàng hoặc đỏ.

Khai báo hải quan điện tử

Doanh nghiệp đăng nhập hệ thống VNACCS/VCIS để khai báo thông tin chi tiết về hàng hóa xuất khẩu.

Sau khi khai báo, hệ thống sẽ trả về số tờ khai và kết quả phân luồng:

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra, được thông quan ngay
• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy
• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa tại bãi kiểm hóa

Nên khai báo chính xác, đầy đủ để hạn chế rủi ro khi bị kiểm tra.

Nộp hồ sơ và thực hiện kiểm tra hải quan

Với luồng vàng hoặc luồng đỏ, doanh nghiệp cần in tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan để nộp cho cán bộ hải quan tại chi cục.

Nếu bị phân luồng đỏ, cần phối hợp với đơn vị vận chuyển và hải quan tại cảng để kiểm tra thực tế hàng hóa.

Bước 5: Đóng thuế, lệ phí xuất khẩu 

Hiện nay, nhà nước đang có chính sách khuyến khích các doanh nghiệp xuất khẩu nên không đánh thuế, do đó khách hàng không cần đóng khoản chi phí này. 

Tuy nhiên, nhân viên giao nhận phải nộp các khoản lệ phí theo yêu cầu khi làm thủ tục hải quan. Cụ thể là 150.000 đồng cho một tờ khai. 

Rút tờ khai

Nhân viên giao nhận phải mua tem để dán vào tờ khai. Và sau khi hải quan kiểm tra xong sẽ giữ tờ khai có dán tem và trả lại 1 tờ khai. 

Lưu ý, với hàng kiểm hóa sẽ gồm các giấy tờ như:

1. 1 tờ khai
2. Invoice (bản chính)
3. Packing list (bản chính)
4. Hợp đồng thương mại (sao y)

Bước 6: Thanh lý hải quan bãi 

Bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển là thanh lý hải quan bãi. Theo đó, nhân viên mang tờ khai đã thông quan đến hải quan giám sát bãi để ghi số container/seal và thanh lý hải quan bãi ô 27 của tờ khai để tiến hành thanh lý tờ khai.

Tiếp đến, tiến hành nộp tờ khai hải quan điện tử bao gồm cả bản gốc và bản photo để phòng thanh lý kiểm tra. Sau khi kiểm tra thông tin, hải quan thanh lý sẽ đóng dấu xác nhận và trả lại bản gốc cho nhân viên giao nhận. Với các tuyến vận tải xuyên biên giới quen thuộc với Việt Nam như tuyến vận chuyển hàng từ Quảng Châu về Hà Nội, thủ tục thanh lý hải quan bãi cũng cần được xử lý đúng quy trình để tránh phát sinh chi phí lưu bãi.

Bước 7: Vào sổ tàu

Nhân viên giao nhận căn vứ vào booking sau đó viết số hiệu tàu, số hiệu chuyến đi, số seal, số container vào các ô 28, 29 của tờ khai để tiến hành vào sổ tàu. 

Sau khi điền thông tin đầy đủ, tiến hành nộp tờ khai hải quan. Hải quan trả lại tờ khai và phiếu xác nhận vào sổ tàu. 

Sau khi hoàn thành mọi thủ tục thông quan co lô hàng xuất khẩu tại cảng. Hàng hóa đã đóng gói được sắp xếp lên tàu theo đúng vị trí, kế hoạch của hãng tàu. 

Lưu ý: Để hàng không bị rớt lại dù đã thông quan, bạn cần phải vào sổ tàu trước giờ Closing time.

Bước 8: Liên hệ hãng tàu lấy Bill/Lading

Để yêu cầu cấp vận đơn, nhân viên giao nhận cần chuyển bản sao bộ hồ sơ cho khách hàng để họ gửi thông tin cho hãng tàu liên quan. 

Sau khi tàu di chuyển, hãng tàu sẽ gửi vận đơn cho bộ phận chứng từ của công ty. Bộ phận này tiến hành đưa chứng từ cho nhân viên giao nhận vận đơn để thực xuất. 

Lúc này, nhân viên giao nhận cần đến Chi cục hải quan nộp tờ khai và vận đơn để hải quan đóng dấu xác nhận thực xuất.

Bước 9: Tập hợp bộ chứng từ và quyết toán với khách hàng

Nhân viên chứng từ sẽ gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng vận chuyển (tên tàu/số chuyến, cảng đi/cảng đến, ngày đi/ngày dự kiến đến, số vận đơn, loại vận đơn,…..) sau khi hoàn thiện bộ chứng từ. 

Các thông tin này được gửi cho đại lý liên quan tiện theo dõi tiếp lô hàng tại cảng đến, đính kèm là bản sao HBL, MBL.

Trong trường hợp nếu là cước phí trả trước, nhân viên chứng từ sẽ làm giấy báo nợ để gửi khách hàng, đồng thời gửi cho bộ phận kế toán để theo dõi thu công nợ. 

Nhân viên chứng từ chỉ được cấp phát vận đơn khi người gửi hàng đã thanh toán cước phí và các khoản phí liên quan.

Nếu là cước phí trả sau, nhân viên chứng từ sẽ làm giấy báo nợ thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cảng đến nhờ thu hộ. Người gửi hàng nhận đơn và chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam. 

Sau khi hoàn thành thủ tục thông quan, người giao nhận cần kiểm tra và sắp xếp lại chứng từ thành bộ hoàn chỉnh. 

Sau đó trả chứng từ cho khách và lưu giữ 1 bộ tại công ty, kèm theo giấy báo nợ trên đó gồm các khoản chi phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịch vụ vận chuyển và các phí khác…

Giấy báo nợ sau khi được giám đốc ký tên và đóng dấu, người giao hàng sẽ nhận lại kèm theo toàn bộ chứng từ để tiến hành quyết toán với khách hàng.

Trên đây là toàn bộ các bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa đường biển. Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị vận chuyển uy tín để xuất khẩu hàng hóa đường biển, hãy liên hệ ngay với Vận tải Trung Tín. Chúng tôi cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, đảm bảo hàng hóa đến tay đối tác một cách an toàn và đúng thời gian cam kết.

Những lưu ý quan trọng trong quá trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Sau khi hoàn tất bộ chứng từ, nhân viên chứng từ sẽ lập thông báo mô tả lô hàng với các thông tin chính như: tên tàu, số chuyến, cảng đi – cảng đến, ngày khởi hành – ngày dự kiến đến, số vận đơn, loại vận đơn (MBL/HBL)…

Thông tin này sẽ được gửi đến đại lý tại cảng đến để thuận tiện theo dõi và xử lý lô hàng. Đồng thời, bản sao vận đơn HBL và MBL cũng được đính kèm.

Nếu khách hàng chọn phương thức thanh toán trả trước, nhân viên chứng từ sẽ lập giấy báo nợ, gửi cho khách hàng và đồng thời chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi công nợ. Trong trường hợp này, vận đơn chỉ được cấp phát sau khi người gửi hàng đã thanh toán đầy đủ cước phí và các khoản liên quan.

Ngược lại, nếu chọn thanh toán trả sau, nhân viên chứng từ sẽ làm giấy báo nợ thu cước gửi người nhận hàng, nhờ đại lý tại cảng đến thu hộ. Khi đó, người gửi hàng tại Việt Nam chỉ cần thanh toán các khoản phụ phí nội địa.

Sau khi hàng đã thông quan, người giao nhận sẽ kiểm tra và sắp xếp lại chứng từ thành một bộ hồ sơ hoàn chỉnh. Bộ chứng từ sẽ được giao lại cho khách hàng và đồng thời lưu một bản tại công ty. Hồ sơ này bao gồm:

1. Vận đơn gốc
2. Hóa đơn đỏ các khoản đã nộp thay mặt khách hàng
3. Phí dịch vụ vận chuyển
4. Các khoản phát sinh khác (nếu có)

Cuối cùng, giấy báo nợ được trình giám đốc ký và đóng dấu xác nhận. Người giao hàng sẽ nhận lại giấy tờ đầy đủ để tiến hành đối chiếu, quyết toán với khách hàng.

Kết luận

Nắm rõ được quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là một phải nắm được quy trình gồm nhiều bước quan trọng, từ ký hợp đồng, đặt booking, chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan đến nhận vận đơn và hoàn tất thanh toán. Nếu bạn nắm vững từng khâu, phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan và chuẩn bị kỹ càng, thì việc đưa hàng ra thị trường quốc tế sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều. 

Khách hàng có nhu cầu đừng quên liên hệ với chúng tôi theo hotline: 0988.29.20.23 – 0918.29.20.23 hoặc email: tranvanxung2@gmail.com để được tư vấn và báo giá chi tiết. 

Bài viết liên quan

Tại sao hàng hóa sức lao động là loại hàng hóa đặc biệt?

Trong thời đại kinh tế thị trường, sức lao động không chỉ là yếu tố sản xuất mà còn trở thành một loại hàng hoá đặc...

Nhà Xe Gửi Hàng Đi Vĩnh Phúc Nhanh Chóng, Giá Cước Rẻ

Nhu cầu gửi hàng đi Vĩnh Phúc đang tăng mạnh nhờ sự phát triển của thương mại điện tử và hạ tầng logistics hiện đại...

Chuyển phát thường bưu điện mất bao lâu? (Theo VNPost)

Chuyển phát thường của bưu điện (VNPost) tuy không nhanh bằng chuyển phát nhanh, nhưng vẫn được ưa chuộng nhờ giá rẻ và độ...

Xe tải 5 tấn chở được bao nhiêu khối? Thông số chi tiết

Xe tải 5 tấn chở được bao nhiêu khối hàng Câu hỏi tưởng đơn giản nhưng lại phụ thuộc vào loại thùng xe: từ 10 m³ đến...