Hướng dẫn tạo file excel quản lý bán hàng online chuyên nghiệp

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp, cửa hàng kinh doanh online lựa chọn tạo file excel để giúp việc quản lý bán hàng đơn giản và thuận tiện hơn. Nếu bạn đang băn khoăn chưa biết cách tạo file excel quản lý bàn hàng thế nào thì hãy theo dõi bài viết dưới đây để được giải đáp.

Xem thêm: Vận chuyển hàng hóa bằng Container và những điều bạn cần biết!

Tạo file excel quản lý bán hàng online mang lại những lợi ích gì?

Dưới đây là những lý do các bạn cần thực hiện tạo file excel để quản lý việc bán hàng online:

Thống kê thông tin đầy đủ, chi tiết

Nếu sử dụng sổ sách để lưu thông tin về hàng hóa và quản lý xuất – nhập hàng sẽ mất rất nhiều thời gian để tra cứu thông tin khi cần. Trong khi đó, với bảng tính excel, việc quản lý bán hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Các thông tin về sản phẩm, số lượng, ngày bán,….sẽ được thông kê chi tiết theo dạng bảng biểu. Các cột, hàng được thể hiện rõ ràng. Ngoài ra, tùy theo nhu cầu kiểm soát mà bạn có thể lập bảng thống kê của riêng mình. Khi tìm kiếm thông tin cũng dễ dàng hơn.

Tiết kiệm thời gian

Excel tích hợp các hàm tính toán do đó để tính toán lợi nhuận, doanh thu trở nên đơn giản, tiết kiệm tối đa thời gian. Thay vì phải cộng trừ nhân chia bằng tay, bạn chỉ cần nhập số liệu và đặt hàm là bảng tính tự động hiển thị số liệu doanh thu,…vừa đơn giản lại vô cùng chính xác.

Hoàn toàn miễn phí

Một trong những lý do các bạn cần tạo file excel quản lý bán hàng là vì công cụ này hoàn toàn miễn phí, áp dụng cho mọi ngành nghề. Các bạn chỉ cần tải excel về máy tính hoặc điện thoại là có thể sử dụng dễ dàng.

Mục tiêu cần có của việc quản lý bán hàng đơn giản bằng Excel

File excel được tạo ra với mục đích giúp kiểm soát và theo dõi hoạt động bán hàng. Để đạt hiệu quả tốt nhất, các chủ cửa hàng cần hiểu rõ mục tiêu của cách quản lý bán hàng này.

Tổng hợp danh mục hàng hóa đang có tại cửa hàng

Khi quản lý bán hàng bằng phương pháp này, các chủ cửa hàng cần tổng hợp được danh sách những hàng hóa hiện có trong cửa hàng. Các mặt hàng phải được thống kê chi tiết về số lượng, mã hàng hóa, xuất – nhập, đơn giá, tồn kho,….Từ đó giúp các bạn có thể quản lý hiệu quả, tránh bị thất thoát.

Thống kê được chi phí, doanh thu, lợi nhuận

Mục tiêu của tạo file excel quản lý bán hàng là thống kê được chi tiết chi phí, doanh thu, lợi nhuận của cửa hàng. Các số liệu này cần được thể hiện chi tiết, đầy đủ theo từng ngày, từng tuần, từng tháng,….Việc nắm rõ doanh thu giúp chủ cửa hàng có thể điều chỉnh các kế hoạch kinh doanh sao cho thích hợp nhất.

Tổng hợp mẫu file excel quản lý bán hàng online

Dưới đây là một số mẫu file excel quản lý bán hàng mà các bạn có thể tham khảo:

File excel quản lý sản phẩm

Để quản lý các sản phẩm đang có, các bạn có thể tạo file quản lý rồi các hạng mục như sau:

• Tên hàng hóa
• Loại hàng hóa
• Mã hàng hóa
• Đơn vị tính
• Số lượng hàng hóa

File excel quản lý xuất nhập tồn

Với file này, các chủ cửa hàng có thể quản lý, theo dõi xuất – nhập và tồn kho của sản phẩm. Các hạng mục của file quản lý xuất nhập tồn gồm:

• Ngày/tháng/ năm phát sinh giao dịch
• Chứng từ giao dịch
• Mã hàng hóa, tên hàng hóa
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền
• Ghi chú

File excel quản lý khách hàng

Quản lý khách hàng là một hoạt động không thể thiếu trong kinh doanh. Việc tạo file khách hàng sẽ giúp việc chăm sóc khách hàng tốt hơn. Khi tạo file excel quản lý khách hàng, các bạn cần điền đầy đủ các danh mục sau:

• Tên khách hàng
• Mã khách hàng
• Số điện thoại
• Địa chỉ
• Email (nếu cần)

File excel quản lý doanh thu

Với file quản lý doanh thu – doanh số từ hoạt động của cửa hàng, bạn lập bảng excecl với thông tin sau:

• Mã hàng hóa
• Tên sản phẩm
• Bảng giá
• Tên khách hàng
• Số lượng
• Ghi chú

Hướng dẫn tạo file quản lý bán hàng bằng Excel chuyên nghiệp

Dưới đây là hướng dẫn cách tạo file excel quản lý bán hàng mà các bạn có thể tham khảo:

Tạo file quản lý xuất nhập tồn kho

Bước 1: Mở phần mềm Excel.

Bước 2: Trong file excel bạn tạo 5 sheet mới theo lần lượt là: Home, Nhập, Xuất, Danh mục, Báo cáo.

Bước 3: Nhập thông tin vào các sheet đã tạo. Cụ thể như sau:

• Sheet “Nhập”, gồm các cột sau: Ngày, tháng, tên hàng, mã hàng, số lượng nhập, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, nhà cung cấp.
• Sheet “Xuất” nhập nội dung tương tự như sheet “Nhập”.
• Sheet “Danh mục” lưu trữ những thông tin cơ bản về hàng hóa như mã hàng, tên sản phẩm, đặc tính, đơn vị tính,…
• Sheet “Báo cáo” gồm các thông tin: Tên hàng, số lượng bán, đơn giá, doanh thu. Báo cáo hàng tồn gồm: Tên hàng, tồn đầu kỳ, nhập, xuất, tồn cuối kỳ.

Áp dụng công thức tính toán trong file quản lý xuất nhập tồn kho bằng Excel

Sau khi nhập xong các dữ liệu, bạn cần áp dụng công thức để chạy file quản lý. Để quản lý file excel bạn cần ghi nhớ các hàm sau:

• Vlookup là hàm tìm kiếm thông tin, thống kê dữ liệu phổ biến trong Excel. Kết quả tìm kiếm của hàm sẽ được trả về theo dạng cột. Cú pháp của hàm là: =Vlookup(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]). Trong đó, các giá trị trong ngoặc lần lượt là giá trị cần tìm kiếm, bảng cần tìm, vị trí cột cần tìm giá trị, nhập số 0 hoặc 1.
• Sumif là hàm có cú pháp: =Sumif(range, criteria, sum_range). Các giá trị trong ngoặc là địa chỉ dãy chứa dữ liệu, dữ liệu cần tổng, địa chỉ dãy ô tính cần tổng.
• Inferror có công thức: =IFERROR(value, value if_error). Đối số đầu tiên là đối số cần kiểm tra, có thể chấp nhận dưới dạng phép tính, công thức, hàm. Đối số thứ 2 là kết quả trả về sau khi sửa lỗi sai.

Hướng dẫn sử dụng file Excel quản lý bán hàng

Sau khi tạo file excel quản lý bán hàng, các bạn cần biết cách sử dụng file.

Danh mục sản phẩm

Trong sheet danh mục sản phẩm cần có các thông tin sau:

• Tên hàng hóa
• Loại hàng hóa
• Mã hàng hóa
• Đơn vị tính
• Số lượng hàng có trong kho

Nhập hàng và xuất hàng

Sheet này để nhập các thông tin về xuất nhập hàng hóa. Bao gồm các nội dung sau:

• Ngày tháng phát sinh giao dịch
• Chứng từ giao dịch
• Mã hàng hóa, tên hàng hóa
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền
• Ghi chú

Báo cáo nhập xuất tồn hàng hóa

Báo cáo nhập xuất tồn hàng giúp các bạn nắm bắt được số tồn đầu, tồn cuối và số xuất – nhập hàng hóa trong từ kỳ của mỗi sản phẩm.

Doanh thu, chi phí, lợi nhuận

Với mục này, các chủ cửa hàng sẽ thông kê lợi nhuận, doanh thu từ hoạt động bán hàng cùng các chi phí phát sinh. Sau đó sử dụng các hàm để tính toán, nhờ đó kiểm soát được hoạt động buôn bán nhanh chóng nhất.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách tạo file excel quản lý bán hàng chuyên nghiệp. Với các đơn vị kinh doanh online thì việc tạo các file excel để quản lý hoạt động kinh doanh là điều vô cùng quan trọng, từ đó giúp việc giám sát hiệu quả hơn.

Bài viết liên quan

Túi đóng gói hàng: Đặc điểm, phân loại và kích thước

Túi dóng gói hàng hay còn gọi là loại túi chuyên dùng để gói hàng hóa, sản phẩm để đảm bảo trong quá trình vận chuyển...

Chia sẻ 10+ kinh nghiệm đóng gói hàng hóa chuẩn, tối ưu chi phí

Hiện nay, nhu cầu mua bán hàng hóa tăng rất nhanh và ngày càng nhiều nên việc đóng gói hàng hóa là rất cần thiết Tuy nhiên, làm...

Bao bì đóng gói hàng hóa là gì? Phân loại và chức năng

Theo báo cáo "The Future of Global Packaging to 2022", nhu cầu bao bì toàn cầu tiếp tục tăng trưởng với mức 2,9% Doanh số bao bì toàn...

Hướng dẫn đóng gói hàng gửi bưu điện chuẩn theo từng loại hàng

Một trong những cách thức gửi hàng hóa đơn giản và tiện lợi nhất hiện nay là gửi qua bưu điện Hình thức này giúp đảm...