Hướng dẫn cách vận chuyển hàng online đơn giản với 5 bước

Với hơn 873,6 tỷ đồng được chi tiêu mỗi ngày cho mua sắm trực tuyến tại Việt Nam (Metric, 2024), việc nắm rõ cách vận chuyển hàng online phù hợp, tiết kiệm, an toàn không còn là lựa chọn, mà là yếu tố sống còn với mọi chủ shop. Trong bối cảnh sản lượng vận chuyển nội địa đạt gần 949 triệu tấn chỉ trong 4 tháng đầu 2025, tối ưu quy trình giao hàng đang là “hot trend” giúp tăng trải nghiệm khách hàng và tiết kiệm chi phí. Bài viết này sẽ bật mí cách vận chuyển hàng online chỉ với 5 bước đơn giản, dễ áp dụng cho mọi mô hình bán hàng, từ Facebook cá nhân đến sàn TMĐT chuyên nghiệp.

Cách vận chuyển hàng online với 5 bước đơn giản

Vận chuyển hàng online sẽ gồm 5 bước đơn giản như sau:

Bước 1: Chọn cách ship hàng

Đầu tiên, bạn cần chọn cách ship hàng phù hợp với đơn hàng và đặc điểm kinh doanh của mình. Hiện nay có 3 cách ship hàng phổ biến nhất gồm:

Tự ship hàng

Nếu bạn bán hàng quanh khu vực gần nhà hoặc mới bắt đầu kinh doanh, tự giao hàng giúp tiết kiệm chi phí và kiểm soát trực tiếp chất lượng giao nhận. Tuy nhiên, mô hình này không phù hợp khi đơn hàng tăng lên hoặc cần giao đi tỉnh.

Thuê shipper

Nếu không thể tự ship hàng bạn có thể thuê shipper bên ngoài. Bạn nên tìm các shipper ngoài chuyên nhận vận chuyển hàng, có thể đáp ứng được yêu cầu của shop bạn. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức, mở rộng khả năng giao hàng đến nhiều địa điểm khác nhau, kể cả những khu vực xa. Tuy nhiên, hình thức ship này thường có gia cao, chất lượng hàng hóa không được đảm bảo và bạn phải chịu toàn bộ trách nhiệm trong quá khi thuê shipper vận chuyển.

Thuê đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp

Khi số lượng đơn hàng tăng hoặc bạn cần giao đi liên tỉnh, hợp tác với các đơn vị vận chuyển như Giao Hàng Nhanh, Viettel Post hoặc Vận tải Trung Tín là lựa chọn tối ưu. Họ cung cấp giải pháp giao hàng toàn quốc, hỗ trợ thu hộ COD, kiểm soát hành trình qua hệ thống điện tử và đặc biệt phù hợp cho shop TMĐT trên Shopee, TikTok, Zalo OA. Hiện có nhiều đơn vị vận chuyển khác nhau được sử dụng như:

• Ship bưu điện: Chủ shop sẽ gửi hàng qua VNPost dưới hình thức ship bình thường hoặc ship COD. Đây là đơn vị truyền thống được nhiều người lựa chọn do độ phủ lớn, giao hàng tận những vùng sâu vùng xa.
• Ship qua Giao hàng nhanh: Đây là đơn vị có độ phủ lớn ở khắp các tỉnh thành, tốc độ giao nhanh, có thể theo dõi đơn hàng trực tuyến. Tuy nhiên, chi phí vận chuyển sẽ cao hơn những đơn vị khác, quy định cứng nhắc về dịch vụ hỗ trợ giao lại và lưu kho.
• Ship qua Giao hàng tiết kiệm: Ưu điểm của đơn vị này là chi phí thấp, phù hợp với hàng nhẹ và giá trị không quá cao, hỗ trợ giao lại nhiều lần. Tuy nhiên, do chưa mở rộng nên khu vực giao hàng còn nhiều hạn chế, đặc biệt là tại các vùng sâu vùng xa.
• Gửi hàng qua công ty vận tải: Đây là hình thức gửi hàng theo xe khách hoặc xe hàng đi tỉnh. Ưu điểm của hình thức này là cho phép gửi những đơn hàng kích thước lớn, cồng kềnh hoặc đơn thực phẩm với chi phí thấp. Tuy nhiên, người nhận sẽ phải đến địa điểm chỉ định để lấy hàng chứ không được giao tận nhà.

Theo thống kê từ VECOM 2024, hơn 78% chủ shop online tại Việt Nam lựa chọn đối tác vận chuyển chuyên nghiệp để giảm rủi ro hoàn hàng và tiết kiệm chi phí vận hành.

Bước 2: Xác minh đơn hàng

Để tránh tình trạng bị hoàn đơn và bom hàng, các chop cần chủ động liên hệ với người nhận để xác minh thông tin. Các thông tin cần lưu ý như tên người nhận, số điện thoại, địa chỉ,…. Bạn có thể liên hệ trực tiếp với khách để xác nhận số lượng và yêu cầu của đơn hàng trước khi gửi. Điều này sẽ đảm bảo mọi thông tin về đơn hàng chính xác nhất.

Bước 3: Theo dõi hành trình đơn hàng

Theo dõi đơn trong quá trình vận chuyển là điều cần thiết. Nếu bạn ship hàng qua các đơn vị vận chuyển thì có thể theo dõi hành trình trên app giao hàng của đơn vị. Còn nếu gửi hàng qua các nhà xe thì bạn có thể gọi điện để hỏi trực tiếp xem đơn hàng của mình đang ở đâu.

Bước 4: Thu tiền COD khi gửi hàng đi tỉnh

Hiện nay, hầu hết các shop đều hỗ trợ khách ship COD để khách hàng yên tâm hơn. Nếu bạn sử dụng hình thức ship COD thì cần thu lại tiền COD sau khi đơn hàng được gửi thành công. Thời gian trả COD của từng đơn vị vận chuyển sẽ có sự khác biệt và được quy định rõ khi ký hợp đồng vận chuyển.

Bước 5: Đối soát đơn hàng vận chuyển hàng hóa

Sau khi thu hộ COD và thanh toán cho khách hàng, các đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành đối soát với shop. Quy định về thời gian và hình thức đối soát sẽ được thông báo với các shop khi ký hợp đồng vận chuyển.

Những lưu ý chủ shop nên biết khi ship hàng online

Khi vận chuyển hàng online, bạn cần lưu ý một số điều sau:

Cách đóng gói

Đóng gói hàng là khâu cần quan tâm hàng đầu khi vận chuyển hàng online. Tùy theo đặc điểm từng loại hàng hóa bạn cần có cách đóng gói phù hợp để đảm bảo an toàn. Tốt nhất nên sử dụng giấy bọt khí quấn quanh sản phẩm, rồi dùng thùng carton để bọc bên ngoài. Ngoài ra, nếu là hàng dễ vỡ thì có thể đóng thùng gỗ ballet để tránh vỡ hàng.

Với những hàng hóa chứa chất lỏng thì cần đựng trong thùng hoặc các vật liệu có thể chứa chất lỏng an toàn, không gây nguy hiểm anh ảnh hưởng đến những loại hàng hóa khác.

Tính toán chi phí vận chuyển

Đa phần các đơn giao trong nội tỉnh sẽ có mức chi phí xêm xêm nhau. Tuy nhiên, những đơn hàng gửi tỉnh thì giá thành sẽ phụ thuộc vào khoảng cách giao. Bạn cần tính toán và chọn đơn vị giao hàng phù hợp với từng loại hàng hóa để tối ưu chi phí vận chuyển tốt nhất.

Tham khảo hệ thống kho bãi vận chuyển

Để chọn được đơn vị vận chuyển hàng online tốt và phù hợp nhất, chủ shop nên tham khảo hệ thống bưu cục của các đơn vị đó. Hệ thống bưu cục và kho bãi phủ rộng sẽ giúp hàng hóa tới tay người nhận nhanh hơn.

Hiện có nhiều đơn vị vận chuyển, trong đó Vận tải Trung Tín được xem là một trong những đơn vị hàng đầu chuyên vận chuyển hàng Bắc Nam uy tín. Với hệ thống xe và kho bãi phủ rộng khắp, giá dịch vụ rẻ, chúng tôi tự tin có thể mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất, đảm bảo đơn hàng an toàn đến tay người nhận. Để được tư vấn và báo giá dịch vụ chi tiết, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo hotline 0988.29.20.23 để được hỗ trợ.

Kết luận

Vận chuyển hàng online tưởng phức tạp nhưng thực chất chỉ cần làm đúng 5 bước: chọn đơn vị giao hàng phù hợp, xác minh đơn kỹ lưỡng, theo dõi hành trình, xử lý COD hiệu quả và đối soát thường xuyên. Dù bạn là người mới bán hàng hay chủ shop lâu năm, việc tối ưu quy trình vận chuyển không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tăng sự hài lòng của khách hàng.

Bài viết liên quan

TOP 15 công ty vận tải tại Hà Nội lớn, uy tín nhất hiện nay

Công ty vận tải là những đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đa phương tiện, bao gồm các phương thức như...

BAF là phí gì? Tìm hiểu chi tiết về BAF trong xuất nhập khẩu

Giá dầu tăng hơn 42% trong 6 tháng đầu 2025 qua khiến cho phí BAF trở thành từ khóa đang được mọi người tìm hiểu nhiều nhất...

Hàng hóa thứ cấp là gì? So sánh hàng hoá thường và thứ cấp

Bạn đang tự hỏi hàng hóa thứ cấp là gì và liệu xu hướng này đang “hot trend” như thế nào trong tiêu dùng hiện nay Thật...

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Vận chuyển bằng đường hàng không là phương thức vận chuyển bằng máy bay với tốc độ nhanh nhất hiện nay Đây là phương...