Chuyển hoàn là gì? Kinh nghiệm hạn chế tình trạng chuyển hoàn

Bạn có biết gần 70% đơn hàng COD bị chuyển hoàn vì shipper không liên hệ được hoặc khách từ chối nhận? Trong bối cảnh logistics bùng nổ và thương mại điện tử tăng trưởng 25% mỗi năm, việc hiểu rõ chuyển hoàn là gì không chỉ giúp các chủ shop online chủ động vận hành mà còn giảm thiểu lãng phí, tăng tỷ lệ giao thành công và tối ưu doanh thu. Bài viết này, Vận tải Trung Tín sẽ bật mí nguyên nhân phổ biến, mẹo xử lý thông minh và cách chọn dịch vụ giao hàng uy tín để bảo vệ lợi nhuận của bạn!

Chuyển hoàn là gì?

Bạn đang bán hàng online và bỗng nhận được thông báo: “Đơn hàng đã chuyển hoàn” nhưng không hiểu rõ chuyển hoàn là gì? Đây là tình trạng rất nhiều chủ shop hay người gửi hàng lần đầu gặp phải.

Nói đơn giản, chuyển hoàn là khi đơn hàng không thể giao tới người nhận và bị gửi ngược lại cho người gửi. Điều này xảy ra trong các tình huống phổ biến như:

• Khách đổi ý không nhận hàng
• Sai địa chỉ hoặc số điện thoại
• Giao hàng nhiều lần nhưng khách không nghe máy
• Sản phẩm khác mô tả, khách nghi ngờ chất lượng

Ví dụ cụ thể: Bạn bán một đôi giày và gửi qua Giao Hàng Tiết Kiệm. Nhân viên gọi 3 lần khách không nghe máy, địa chỉ ghi sai số nhà. Đơn hàng không giao được nên đơn vị vận chuyển sẽ gửi trả lại hàng về cho bạn. Đây chính là chuyển hoàn.

Bạn không chỉ mất phí giao ban đầu, mà còn phải trả thêm phí chuyển hoàn (giao ngược lại). Với những đơn COD, tiền thu hộ cũng không có, mà bạn còn ôm phí lỗ.

Vì vậy, hiểu rõ quy trình chuyển hoàn, nguyên nhân và cách phòng tránh sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và giảm chi phí logistics không đáng có.

Tại sao đơn hàng bị chuyển hoàn?

Là đơn vị trực tiếp vận hành hàng trăm chuyến vận chuyển hàng hóa Bắc Nam mỗi tháng, tôi nhận thấy hơn 60% đơn chuyển hoàn đều đến từ những lý do rất cơ bản, nhưng lại bị nhiều shop bỏ qua. Nếu bạn đang kinh doanh online hay sử dụng dịch vụ giao hàng COD, hãy đặc biệt lưu ý những tình huống sau:

Shipper không liên lạc được với người mua nhiều lần

Đây là nguyên nhân dẫn đến chuyển hoàn phổ biến nhất. Nhiều khách đặt hàng nhưng khi shipper gọi lại không bắt máy, tắt nguồn hoặc thuê bao. Theo thống kê từ Giao hàng tiết kiệm, hơn 30% đơn bị hoàn là do không thể kết nối với người nhận.

Người nhận đi vắng

Khi người nhận không có mặt tại địa chỉ giao hàng trong thời gian dự kiến, shipper không thể giao hàng thành công. Trong trường hợp này, đơn hàng có thể bị chuyển hoàn và gửi lại theo lịch hẹn của người nhận.

Người nhận hẹn phát hàng lần sau

Nghe có vẻ ổn, nhưng thực tế, nếu khách liên tục hẹn ngày giao mới (2-3 lần), các hãng vận chuyển như Viettel Post hay J&T Express sẽ tự động đưa đơn vào trạng thái chuyển hoàn để giảm thiểu rủi ro và chi phí lưu kho.

Người nhận từ chối nhận hàng

Đây là tình huống đau đầu nhất với người bán. Khách có thể không hài lòng vì hàng không giống mô tả, giao sai mẫu, hoặc đơn giản là đặt chơi cho vui. Khi đó, đơn giao hàng thất bại và bạn vẫn phải trả phí chuyển hoàn hai chiều.

Sai thông tin người nhận

Sai thông tin người nhận cũng có thể dẫn đến việc chuyển hoàn đơn hàng. Khi thông tin về địa chỉ hoặc số điện thoại của người nhận không chính xác hoặc không đủ để shipper giao hàng thành công, đơn hàng sẽ không thể được giao đến đúng người nhận.

Khi nào hàng chuyển hoàn được gửi lại?

Một trong những câu hỏi mà nhiều chủ shop online hay gặp khi làm việc với các đơn vị giao hàng COD là: “Hàng bị chuyển hoàn thì bao lâu gửi lại?” và đây là điều không phải ai cũng nắm rõ.

Thông thường, đơn hàng sẽ được đưa vào diện chuyển hoàn sau khi shipper không thể giao thành công từ 2-3 lần (do khách hẹn lại, đi vắng hoặc không bắt máy). Sau đó:

• Đơn vị vận chuyển như Giao hàng tiết kiệm, Viettel Post, Ninja Van… sẽ lưu kho trung gian từ 1 đến 3 ngày
• Nếu không có yêu cầu phát lại từ người gửi hoặc người nhận, hàng sẽ tự động được chuyển hoàn về kho gốc
• Thời gian gửi lại hàng từ nơi chuyển hoàn về bạn thường mất 3-7 ngày, tùy tuyến đường, nhất là tuyến vận chuyển hàng hóa Bắc Nam

Ví dụ thực tế: Một đơn từ Hà Nội gửi vào TP.HCM qua J&T, sau 3 lần giao không thành, J&T sẽ thông báo và nếu bạn không phản hồi phát lại, đơn sẽ được gửi ngược về Hà Nội, mất thêm 5 ngày và tốn phí chuyển hoàn hai chiều.

Phương pháp xử lý đơn chuyển hoàn

Sau khi nắm được chuyển hoàn là gì, các Shop Online sẽ cần tìm hiểu về phương án xử lý những đơn này để tối ưu chi phí và rủi ro cho hàng hóa. Theo đó, có 3 phương pháp mà chúng tôi muốn gợi ý tới bạn đó là:

Yêu cầu phát lại

Phương pháp này đòi hỏi người bán yêu cầu shipper phát lại đơn hàng đến địa chỉ người mua. Điều này thích hợp trong trường hợp người mua đã chỉ định một lịch giao hàng lại hoặc đã sắp xếp để có sự hiện diện khi shipper đến. Yêu cầu phát lại có thể giúp tránh tình trạng chuyển hoàn lặp lại và đảm bảo người mua nhận được sản phẩm một cách thành công.

Xác nhận hoàn hàng

Trong một số trường hợp, khi đơn hàng không thể tiếp tục chuyển phát đến người nhận, người bán có thể yêu cầu bưu cục hoặc nhà vận chuyển xác nhận việc hoàn hàng. Qua quy trình này, người bán liên hệ với bên thứ ba để xác nhận rằng hàng hóa đã được trả lại thành công và không thể giao đến địa chỉ ban đầu. Xác nhận hoàn hàng giúp người bán biết được tình trạng thực tế của đơn hàng và có thể tiếp tục xử lý chuyển hoàn một cách chính xác và đảm bảo.

Tiêu hủy hàng

Một số sản phẩm như thực phẩm, mỹ phẩm dễ hư hỏng trong quá trình vận chuyển, hoặc phí chuyển hoàn cao hơn giá trị hàng, bạn có thể chọn tiêu hủy hàng tại điểm trả hàng. Tuy nhiên, bạn cần xác nhận rõ với bên giao nhận và nên có biên bản tiêu hủy đi kèm để đảm bảo minh bạch.

Phí chuyển hoàn là gì? Ai là người chịu phí chuyển hoàn?

Phí chuyển hoàn là khoản phí mà người gửi hàng (thường là người bán) phải thanh toán khi hàng hóa không thể được giao đến người nhận và yêu cầu chuyển hoàn về lại người gửi. Nguyên tắc chung là người gửi hàng (người bán) chịu trách nhiệm và chi trả phí chuyển hoàn. Lý do là vì chuyển hoàn thường phát sinh do các vấn đề liên quan đến sản phẩm, giao hàng hoặc thông tin địa chỉ không chính xác, và điều này thường nằm ngoài tầm kiểm soát của người nhận (người mua).

Trong hầu hết trường hợp, người gửi, tức là chủ shop sẽ phải thanh toán khoản phí này, kể cả khi khách cố tình bùng hàng. Với đơn giao hàng thu tiền (COD), nếu không giao được, bạn cũng không thu được tiền mà còn chịu thêm phí vận chuyển hai chiều.

Kinh nghiệm hạn chế tình trạng chuyển hoàn cho các shop

Làm kinh doanh online, ai cũng sợ đơn hàng bị chuyển hoàn. Không chỉ mất phí vận chuyển hai chiều, bạn còn tốn thời gian, hàng dễ hư hỏng, tồn kho tăng và doanh thu “bốc hơi”. Dưới đây là một số kinh nghiệm thực tế từ quá trình vận hành hàng ngàn đơn mỗi tháng tại Vận tải Trung Tín, giúp bạn giảm thiểu tối đa tình trạng chuyển hoàn, nhất là với các tuyến vận chuyển hàng hóa Bắc Nam.

Đóng gói hàng hóa cẩn thận

Đây là bước đầu tiên nhưng nhiều shop lại xem nhẹ. Việc đóng gói đúng chuẩn, chống va đập, chống thấm nước không chỉ bảo vệ sản phẩm khi vận chuyển xa mà còn tạo ấn tượng tốt với khách. Một đơn hàng nguyên vẹn, đẹp mắt khi đến tay người nhận sẽ giảm nguy cơ bị từ chối nhận hàng đáng kể.

Xác nhận thông tin nhận hàng với khách

Trước khi giao, hãy gọi điện xác nhận địa chỉ, số điện thoại và thời gian nhận hàng. Điều này giúp hạn chế tình trạng shipper không liên lạc được, hoặc giao sai người, vốn là nguyên nhân phổ biến khiến đơn hàng bị trả lại.

Chuyển hàng nhanh nhất có thể

Thời gian giao hàng càng dài, khách hàng càng dễ “đổi ý”. Hãy lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín có dịch vụ giao nhanh, đặc biệt với các đơn COD liên tỉnh. Với tuyến Hà Nội đi TP.HCM, bạn nên chọn đơn vị có kho trung chuyển lớn, mạng lưới phủ rộng như Giao Hàng Tiết Kiệm, J&T Express, Viettel Post…

Yêu cầu đặt cọc đối với những đơn hàng giá trị

Đối với những đơn hàng có giá trị lớn, bạn có thể yêu cầu khách hàng đặt cọc trước. Điều này giúp xác định tính nghiêm túc của khách hàng và giảm thiểu nguy cơ chuyển hoàn trong trường hợp khách hàng không mua hàng.

Không quảng cáo sản phẩm quá mức

Khi quảng cáo sản phẩm, hãy đảm bảo rằng mô tả và hình ảnh sản phẩm là chính xác và không gian dối. Đừng tạo ra sự kỳ vọng không thực tế cho khách hàng, vì điều này có thể dẫn đến sự không hài lòng và yêu cầu chuyển hoàn.

Vận Tải Trung Tín – Đơn vị vận chuyển hàng hóa chuyên nghiệp, tỷ lệ chuyển hoàn thấp

Với mục tiêu cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa chuyên nghiệp và tin cậy, Vận Tải Trung Tín là đơn vị hàng đầu trong ngành vận chuyển. Với nhiều năm kinh nghiệm và uy tín, chúng tôi tự hào là một đối tác đáng tin cậy cho việc vận chuyển hàng hóa của bạn.

Chúng tôi hiểu rằng sự chuyển hoàn hàng hóa không chỉ gây thất thoát về thời gian và công sức, mà còn tạo ra sự bất tiện và không hài lòng cho khách hàng. Vì vậy, chúng tôi tập trung vào việc cải thiện quy trình vận chuyển, thúc đẩy thời gian giao hàng để giảm thiểu tỷ lệ chuyển hoàn.

Đội ngũ nhân viên của Vận Tải Trung Tín được lựa chọn kỹ càng và đào tạo chuyên nghiệp. Các tài xế của chúng tôi không chỉ có kỹ năng lái xe giỏi, mà còn cam kết đảm bảo việc xử lý, bốc dỡ và giao nhận hàng hóa diễn ra một cách chính xác và chuyên nghiệp.

Kết luận

Hiểu rõ chuyển hoàn là gì, nguyên nhân xảy ra và cách xử lý hiệu quả sẽ giúp các shop online, đơn vị vận hành đơn hàng hay người gửi hàng chủ động hơn trong quá trình kinh doanh. Từ việc xác nhận thông tin khách, đóng gói hàng hóa đúng cách đến chọn đơn vị vận chuyển uy tín, tất cả đều góp phần giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm chi phí và nâng cao tỷ lệ giao hàng thành công. Nếu quý khách có nhu cầu vận chuyển hàng hóa giá cước rẻ, đảm bảo an toàn, chất lượng, hãy liên hệ với Vận Tải Trung Tín qua hotline: 0983.29.2023 để được tư vấn chi tiết.

Bài viết liên quan

Chứng nhận FDA là gì? Thủ tục xin cấp giấy FDA Hoa Kỳ

Đăng ký FDA là một yêu cầu thiết yếu đối với các cơ sở sản xuất hoặc kinh doanh thực phẩm, dược phẩm, thành phần...

Ship COD là gì? Ưu nhược điểm của hình thức ship COD là gì?

Ship COD là gì Trong thời gian gần đây thị trường bán hàng online đang ngày càng trở nên khá sôi nổi cùng với đó là dịch vụ...

10 bước quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Vận chuyển bằng đường hàng không là phương thức vận chuyển bằng máy bay với tốc độ nhanh nhất hiện nay Đây là phương...

Quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa chi tiết từ A-Z

Dù là mô hình hoạt động theo hướng nào thì việc vận hành cũng cần tuân thủ theo các nguyên tắc và quy trình cơ bản Đặc...