Chuyển hoàn là gì? Cách xử lý đơn chuyển hoàn cho Shop Online

Tình trạng đơn phải chuyển hoàn là điều không mong muốn của cả shop và đơn vị vận chuyển bởi chúng gây mất thời gian, chi phí và hàng hóa phải chịu nhiều rủi ro. Vậy chuyển hoàn là gì? Cách xử lý đơn chuyển hoàn như thế nào để hạn chế tối đa chi phí và rủi ro nhất? Dưới đây là một số thông tin hữu ích dành cho bạn.

Chuyển hoàn là gì?

Chuyển hoàn là quá trình trả lại hàng hóa cho người gửi vì không thể chuyển phát đến người nhận theo yêu cầu ban đầu. Trong tình huống này, người gửi sẽ phải chịu trách nhiệm thanh toán tất cả các khoản phí liên quan đến dịch vụ chuyển phát hai chiều cùng các chi phí phát sinh khác, trừ khi có thoả thuận khác với nhà vận chuyển.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các cửa hàng mới bắt đầu hoạt động, vì họ cần lưu ý và nắm rõ khái niệm chuyển hoàn là gì để hạn chế các vấn đề tương tự xảy ra trong quá trình kinh doanh. Vấn đề này không chỉ gây tốn kém chi phí vận chuyển, mà còn có nguy cơ gây hư hỏng hàng hóa, đặc biệt là trong trường hợp vận chuyển thực phẩm có thời gian kéo dài.

Tại sao đơn hàng bị chuyển hoàn?

Tình trạng đơn bị chuyển hoàn xảy ra bởi các lý do dưới đây:

Shipper không liên lạc được với người mua nhiều lần

Trong trường hợp shipper không thể liên lạc được với người mua sau nhiều lần liên lạc, ví dụ như số điện thoại không liên lạc được hoặc không có ai nhận cuộc gọi, đơn hàng có thể bị chuyển hoàn vì không thể giao hàng thành công.

Người nhận đi vắng

Khi người nhận không có mặt tại địa chỉ giao hàng trong thời gian dự kiến, shipper không thể giao hàng thành công. Trong trường hợp này, đơn hàng có thể bị chuyển hoàn và gửi lại theo lịch hẹn của người nhận.

Người nhận hẹn phát hàng lần sau

Có khi người nhận yêu cầu chuyển giao hàng hẹn lại vào thời gian khác. Nếu không thể thỏa thuận được lịch giao hàng mới hoặc không có sự hiện diện của người nhận vào thời điểm mới, đơn hàng có thể bị chuyển hoàn.

Người nhận từ chối nhận hàng

Trong một số trường hợp, người nhận có thể từ chối nhận hàng vì nhiều lý do, bao gồm sản phẩm không đúng với quảng cáo, hỏng hóc hoặc không đáp ứng được yêu cầu. Khi người nhận từ chối nhận hàng, đơn hàng có thể bị chuyển hoàn.

Sai thông tin người nhận

Sai thông tin người nhận cũng có thể dẫn đến việc chuyển hoàn đơn hàng. Khi thông tin về địa chỉ hoặc số điện thoại của người nhận không chính xác hoặc không đủ để shipper giao hàng thành công, đơn hàng sẽ không thể được giao đến đúng người nhận.

Khi nào hàng chuyển hoàn được gửi lại?

Bên cạnh tìm hiểu chuyển hoàn là gì thì thời gian hoàn hàng cũng được nhiều người quan tâm. Khi hàng hóa bị chuyển hoàn và đơn vị giao hàng liên hệ với người gửi, xác nhận làm thủ tục chuyển hoàn thì thời gian gửi cho người bán bằng 1.5 thời gian giao hàng.

Phương pháp xử lý đơn chuyển hoàn

Sau khi nắm được chuyển hoàn là gì, các Shop Online sẽ cần tìm hiểu về phương án xử lý những đơn này để tối ưu chi phí và rủi ro cho hàng hóa. Theo đó, có 3 phương pháp mà chúng tôi muốn gợi ý tới bạn đó là:

Yêu cầu phát lại

Phương pháp này đòi hỏi người bán yêu cầu shipper phát lại đơn hàng đến địa chỉ người mua. Điều này thích hợp trong trường hợp người mua đã chỉ định một lịch giao hàng lại hoặc đã sắp xếp để có sự hiện diện khi shipper đến. Yêu cầu phát lại có thể giúp tránh tình trạng chuyển hoàn lặp lại và đảm bảo người mua nhận được sản phẩm một cách thành công.

Xác nhận hoàn hàng

Trong một số trường hợp, khi đơn hàng không thể tiếp tục chuyển phát đến người nhận, người bán có thể yêu cầu bưu cục hoặc nhà vận chuyển xác nhận việc hoàn hàng. Qua quy trình này, người bán liên hệ với bên thứ ba để xác nhận rằng hàng hóa đã được trả lại thành công và không thể giao đến địa chỉ ban đầu. Xác nhận hoàn hàng giúp người bán biết được tình trạng thực tế của đơn hàng và có thể tiếp tục xử lý chuyển hoàn một cách chính xác và đảm bảo.

Tiêu hủy hàng

Trong một số trường hợp, khi hàng hóa đã bị chuyển hoàn và không thể bán lại do hư hỏng, quá hạn sử dụng hoặc không đủ điều kiện để tái sử dụng, tiêu hủy hàng là phương pháp cuối cùng. Người bán có thể yêu cầu bưu cục hủy hàng mà không tính phí chuyển hoàn.

Phí chuyển hoàn là gì? Ai là người chịu phí chuyển hoàn?

Phí chuyển hoàn là khoản phí mà người gửi hàng (thường là người bán) phải thanh toán khi hàng hóa không thể được giao đến người nhận và yêu cầu chuyển hoàn về lại người gửi. Nguyên tắc chung là người gửi hàng (người bán) chịu trách nhiệm và chi trả phí chuyển hoàn. Lý do là vì chuyển hoàn thường phát sinh do các vấn đề liên quan đến sản phẩm, giao hàng hoặc thông tin địa chỉ không chính xác, và điều này thường nằm ngoài tầm kiểm soát của người nhận (người mua).

Trong trường hợp chuyển hoàn, người gửi hàng sẽ chịu trách nhiệm thanh toán toàn bộ cước phí dịch vụ 2 chiều, bao gồm cả chi phí chuyển phát nhanh và các chi phí phát sinh khác liên quan đến việc chuyển hoàn đơn hàng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, người gửi hàng có thể thỏa thuận với đơn vị vận chuyển để chia sẻ hoặc giảm bớt một phần phí chuyển hoàn.

Kinh nghiệm hạn chế tình trạng chuyển hoàn cho các shop

Tình trạng chuyển hoàn không thể không xảy ra khi bán hàng online. Tuy nhiên, có một số cách giúp người bán có thể giảm tần suất đơn chuyển hoàn xuống mức thấp nhất giúp giảm rủi ro hỏng hóc, mất hàng, tối ưu chi phí hoàn hàng cho đơn vị vận chuyển.

Đóng gói hàng hóa cẩn thận

Đảm bảo rằng sản phẩm được đóng gói một cách chắc chắn và an toàn để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Sử dụng các vật liệu bảo vệ phù hợp như bong bóng, foam, hộp carton chắc chắn.

Xác nhận thông tin nhận hàng với khách

Trước khi gửi hàng, hãy xác nhận lại thông tin nhận hàng với khách hàng. Đảm bảo rằng địa chỉ và số điện thoại nhận hàng được nhập đúng và chính xác để tránh việc giao hàng sai hoặc không thành công.

Chuyển hàng nhanh nhất có thể

Khách hàng thường mong muốn nhận hàng nhanh chóng. Vì vậy, cố gắng xử lý và chuyển hàng càng sớm càng tốt. Sử dụng các dịch vụ vận chuyển đáng tin cậy và có thời gian giao hàng nhanh để đảm bảo khách hàng nhận được hàng hóa sớm nhất có thể.

Yêu cầu đặt cọc đối với những đơn hàng giá trị

Đối với những đơn hàng có giá trị lớn, bạn có thể yêu cầu khách hàng đặt cọc trước. Điều này giúp xác định tính nghiêm túc của khách hàng và giảm thiểu nguy cơ chuyển hoàn trong trường hợp khách hàng không mua hàng.

Không quảng cáo sản phẩm quá mức

Khi quảng cáo sản phẩm, hãy đảm bảo rằng mô tả và hình ảnh sản phẩm là chính xác và không gian dối. Đừng tạo ra sự kỳ vọng không thực tế cho khách hàng, vì điều này có thể dẫn đến sự không hài lòng và yêu cầu chuyển hoàn.

Vận Tải Trung Tín – Đơn vị vận chuyển hàng hóa chuyên nghiệp, tỷ lệ chuyển hoàn thấp

Với mục tiêu cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa chuyên nghiệp và tin cậy, Vận Tải Trung Tín là đơn vị hàng đầu trong ngành vận chuyển. Với nhiều năm kinh nghiệm và uy tín, chúng tôi tự hào là một đối tác đáng tin cậy cho việc vận chuyển hàng hóa của bạn.

Chúng tôi hiểu rằng sự chuyển hoàn hàng hóa không chỉ gây thất thoát về thời gian và công sức, mà còn tạo ra sự bất tiện và không hài lòng cho khách hàng. Vì vậy, chúng tôi tập trung vào việc cải thiện quy trình vận chuyển, thúc đẩy thời gian giao hàng để giảm thiểu tỷ lệ chuyển hoàn.

Đội ngũ nhân viên của Vận Tải Trung Tín được lựa chọn kỹ càng và đào tạo chuyên nghiệp. Các tài xế của chúng tôi không chỉ có kỹ năng lái xe giỏi, mà còn cam kết đảm bảo việc xử lý, bốc dỡ và giao nhận hàng hóa diễn ra một cách chính xác và chuyên nghiệp.

Trên đây là tư vấn chi tiết chuyển hoàn là gì và những cách xử lý đơn chuyển hoàn tối ưu nhất. Nếu quý khách có nhu cầu vận chuyển hàng hóa giá cước rẻ, đảm bảo an toàn, chất lượng, hãy liên hệ với Vận Tải Trung Tín qua hotline: 0983.29.20.23 để được tư vấn chi tiết. ()

Bài viết liên quan

[Cập nhật] Quy cách đóng gói hàng hóa xuất khẩu chuẩn nhất

Quy cách đóng gói (Packaging) là việc xác định tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa một cách phù hợp với đặc tính riêng của từng...

TOP 7 dụng cụ đóng gói hàng hóa được sử dụng phổ biến nhất

Việc đóng gói hàng hóa là một khâu quan trọng, không chỉ giúp bảo vệ sản phẩm mà còn làm tăng giá trị và nhận diện...

[FULL] Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Vận chuyển bằng đường hàng không là phương thức vận chuyển bằng máy bay với tốc độ nhanh nhất hiện nay Đây là phương...

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển với 10 bước đơn giản

Đường biển là con đường vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu phổ biến nhất với nhiều doanh nghiệp hiện nay Hầu hết các...