Hướng dẫn quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa hiệu quả nhất

Dù là mô hình hoạt động theo hướng nào thì việc vận hành cũng cần tuân thủ theo các nguyên tắc và quy trình cơ bản. Đặc biệt là các doanh nghiệp có kho hàng thì càng cần lưu ý đến vấn đề này. Bởi nó sẽ giúp quản lý hàng hóa, vật tư trong kho bái một cách nhanh chóng, chuẩn xác, an toàn và khoa học. Trong bài viết sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình quản lý kho vật tư hành hóa hiệu quả và chi tiết nhất.

Xem thêm: Hướng dẫn tạo file excel quản lý bán hàng online chuyên nghiệp

Quy trình quản lý kho vật tư hàng hoá theo ISO là gì?

ISO là viết tắt của Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế – International Organization for Standardization. Quy trình quản lý kho hàng ISO là các bước quản lý kho hàng tiêu chuẩn được đúc kết dựa trên kinh nghiệm của các nhà quản lý kho hàng đầu thế giới, ứng dụng những phương thức thông dụng nhất trên thị trường.

Quy trình này nhằm giúp cho việc lưu trữ, luân chuyển hàng hóa được thuận lợi, đạt hiệu quả cao trong mọi điều kiện. Sau cùng, nó sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn và khách hàng cũng hài lòng hơn.

Sự cần thiết của quy trình quản lý kho hàng

Khi quản lý kho hàng mà không có quy trình cụ thể thì hệ thống lưu trữ sẽ không đảm bảo được tính chặt chẽ, dễ phát sinh nhiều lỗi và gây nên những hậu quả khó lường. Còn khí sử dụng quy trình quản lý kho theo ISO, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích như:

+ Giúp các hoạt động trong kho hàng được vận hành trơn tru, xuyên suốt. Các bộ phận chỉ cần dựa theo chuẩn mực trong quy trình để thực hiện công việc.

+ Người quản lý có thể bám sát và theo dõi được tình hình xuất nhập kho dễ dàng, chính xác. Qua đó sẽ đưa ra được những chiến lược phát triển phù hợp.

+ Dưới góc độ của người làm chủ, khi quy trình quản lý kho hàng được áp dụng thống nhất và tuân thủ đúng sẽ giúp họ yên tâm hơn khi khi làm việc.

+ Đảm bảo mọi hình thức hoạt động trong kho đều được chia thành từng khâu riêng biệt, ứng với từng bộ phận cụ thể. Điều này sẽ làm tăng tính trách nhiệm cho nhân viên của bạn.

+ Quy trình xuất nhập kho chuyên nghiệp giúp đảm bảo thời gian được rút ngắn tối đa giữa các quá trình. Từ đó tiết kiệm được thời gian, nhân công và chi phí cho doanh nghiệp.

+ Tạo phong cách làm việc nhanh gọn, khoa học, chuyên nghiệp, rõ ràng.

Các quy trình quản lý kho hàng khoa học

Quy trình quản lý mã hàng

Quy trình quản lý mã hàng sẽ gồm 4 bước như sau:

B1: Phòng kế hoạch hoặc cấp trên có nhu cầu thêm mới/thay đổi/xóa bỏ mã hàng thì cần gửi yêu cầu đến bộ phận/ người phụ trách mã hàng.

B2: bộ phận mã hàng sẽ dựa theo yêu cầu để kiểm tra, đối chiếu mã hãng.

B3: Tiến hành cập nhật mã hàng:

Nếu yêu cầu cấp mã mới thì sẽ áp dụng cho các sản phẩm vừa nhập, chưa tồn tại trước đó. Người phụ phụ trách sẽ thực hiện nhập thông tin sản phẩm và hệ thống dựa theo tính chất, chủng loại hàng hóa.

Nếu yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng thì cần xem xét, đánh giá sự cần thiết. Nếu hợp lý thì tiến hành cập nhật/xóa theo mã mới tiêu chuẩn. Còn không thì báo lại bộ phận yêu cầu để từ chối.

B4: thông báo về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan và thống nhất mã hàng để đảm bảo quy trình thuận lợi.

Quy trình quản lý hoạt động nhập kho

Các bước nhập kho hàng hóa nguyên vật liệu – Quy trình mua hàng

B1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu

Khi có yêu cầu nhập nguyên vật liệu thì bộ phận đề xuất cần thông báo đến các bộ phận liên quan như kế toán, kho, bảo vệ, phòng kế hoạch vật tư,… để nắm bắt thông tin và bố trí nhân sự kịp thời.

B2: kiểm tra hàng và đối chiếu

Thủ kho dựa trên đơn đặt hàng/phiếu đề nghị mua hàng ban đầu để đối chiếu số lượng nguyên vật liệu nhập vào. Đồng thời tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng và nhận hóa đơn từ nhà cung cấp. Nếu doanh nghiệp có thêm bộ phận quản lý chất lượng thì người chịu trách nhiệm cần kiểm tra vật liệu lại lần nữa để đảm bảo chất lượng đầu vào. Sau đó hàng sẽ được phát phiếu kiểm tra, thử nghiệm có xác nhận dấu từ bộ phận quản lý chất lượng. Nếu có bất kỳ hư hỏng hay sai lệch thì cần lập biên bản và thông báo lại với đơn vị để xuất để xử lý kịp thời.

B3: Lập phiếu nhập kho

Sau khi kiểm tra hoàn tất thì toàn bộ thông tin sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán để đối chiếu lại trước khi thực hiện giao dịch mua và in phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ gồm 3 liên, có đủ chữ kỹ xác nhận của thủ kho, bên giao hàng. Một liên do thủ kho lưu, 1 liên do kế toán lưu và 1 liên đưa cho người giao hàng.

B4: hoàn thành nhập kho

Thủ kho nhập nguyên vật liệu, sắp xếp vào khu vực phù hợp và ghi nhận thông tin vào thẻ kho. Các thông tin hàng hóa sau đó cần cập nhật vào hệ thống quản lý kho hàng.

Các bước nhập kho hàng hóa thành phẩm

B1: bộ phận có nhu cầu nhập hàng gửi yêu cầu nhập kho

B2: thủ kho thực hiện kiểm tra hàng hóa và ký giấy biên nhận

B3: kế toán/thủ kho lập phiếu vào kho và ký nhận

B4: nhập kho hàng và cập nhật thông tin lên hệ thống quản lý

Quy trình quản lý hoạt động xuất kho

Quy trình xuất kho hàng hoá để bán hàng

B1: Bộ phận có liên quan gửi lệnh xuất hàng cho kế toán kèm đơn xuất hàng.

B2: kế toán kho kiểm tra thông tin hàng, nếu thiếu hàng thì thông báo lại với đơn vị đề xuất. Nếu đầy đủ hành thì tiến hành xuất kho.

B3: lập phiếu xuất kho căn cứ trên thông tin đơn hàng và chuyển cho thủ kho để yêu cầu xuất.

B4: thủ kho dựa theo thông tin trên phiếu xuất để thực hiện soạn hàng đầy đủ theo yêu cầu. Phiếu này cần có đủ chữ ký xác nhận của các bộ phận liên quan.

B5: thu kho ghi lại thông tin thẻ kho, kế toán cập nhật nhật ký xuất khó và số lượng tồn kho. Hai bên thống nhất số liệu chính xác với nhau.

Quy trình xuất kho sản xuất

B1: bộ phận có nhu cầu xuất kho để sản xuất thì gửi phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu trực tiếp đến ban giám đốc hoặc phòng kế hoạch.

B2: người có thẩm quyền sẽ phê duyệt đề nghị

B3: kế toán nhận phiếu đề nghị và kiểm tra hàng tồn kho. Nếu không đủ số lượng thì thông báo lại cho bộ phận yêu cầu. Nếu số lượng đủ thì in phiếu xuất kho.

B4: thủ kho nhận lệnh xuất theo thông tin in trên phiếu xuất kho.

B5: thủ kho và kế toán cập nhật thẻ kho, số liệu tồn kho mới lên hệ thống.

Các bước xuất kho hàng hoá để lắp ráp

B1: bộ phận có nhu cầu gửi giấy đề nghị xuất kho lắp ráp tới bộ phận phụ trách/ban giám đốc.

B2: người có thẩm quyền sẽ xem xét và phê duyệt.

B3: phòng kế toán nhận thông báo xuất lắp ráp tiến hành lập phiếu xuất kho.

B4: thủ kho xuất nguyên liệu theo yêu cầu.

B5: bộ phận kỹ thuật nhận hàng từ thủ kho

B6: kế toán và thủ kho cập nhật lại thông tin

B7: khi thành phẩm hoàn thành sẽ được chuyển về quy trình nhập kho đã nêu.

Quy trình xuất để chuyển kho

Quy trình này sẽ áp dụng với những doanh nghiệp có đồng thời nhiều kho cùng hoạt động hoặc muốn chuyển sang kho khác ngoài hệ thống.

B1: đơn vị có nhu cầu xuất chuyển kho gửi đề nghị tới ban giám đốc, nêu rõ địa điểm đi/đến, mức độ cần thiết và mục đích chuyển kho.

B2: ban giám đốc/người được ủy quyền cần xem xét, đánh giá để chấp nhận hay từ chối. Nếu từ chối thì thông báo lại và kết thúc quy trình. Còn nếu đồng ý sẽ chuyển yêu cầu đến kế toán.

B3: kế toán thực hiện in phiếu xuất kho. Kế toán và bộ phận liên quan cần thống nhất về chính sách và số lượng, thời gian chuyển kho.

B4: thực hiện chuyển kho hàng. Hàng hóa cần kiểm tra kỹ lưỡng và có người chịu trách nhiệm.

B5: cập nhật lại thông tin trên hệ thống.

Trên đây là quy trình quản lý kho vật tư hàng hóa chi tiết và hiệu quả nhất chúng tôi muốn chia sẻ. Hy vọng thông tin trong bài sẽ hữu ích với bạn. ()

Bài viết liên quan

[Cập nhật] Quy cách đóng gói hàng hóa xuất khẩu chuẩn nhất

Quy cách đóng gói (Packaging) là việc xác định tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa một cách phù hợp với đặc tính riêng của từng...

TOP 7 dụng cụ đóng gói hàng hóa được sử dụng phổ biến nhất

Việc đóng gói hàng hóa là một khâu quan trọng, không chỉ giúp bảo vệ sản phẩm mà còn làm tăng giá trị và nhận diện...

[FULL] Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Vận chuyển bằng đường hàng không là phương thức vận chuyển bằng máy bay với tốc độ nhanh nhất hiện nay Đây là phương...

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển với 10 bước đơn giản

Đường biển là con đường vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu phổ biến nhất với nhiều doanh nghiệp hiện nay Hầu hết các...