Cước vận chuyển hàng hóa hạch toán như thế nào?

Trong bối cảnh chi phí logistics tại Việt Nam chiếm đến 16-20% GDP, cao gần gấp đôi mức trung bình toàn cầu, việc hạch toán đúng và tối ưu chi phí vận chuyển hàng hóa đang trở thành ưu tiên hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Không chỉ giúp kiểm soát giá vốn, việc ghi nhận chính xác cước vận chuyển còn ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính và nghĩa vụ thuế. Vậy chi phí vận chuyển cần được hạch toán ra sao theo Thông tư 133 và 200? Doanh nghiệp nên phân bổ chi phí theo giá trị hay số lượng hàng? Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn từng bước rõ ràng, dễ áp dụng, kể cả với người mới vào nghề kế toán.

Chi phí vận chuyển là gì?

Bạn có từng thắc mắc: “Chi phí vận chuyển hàng hóa có phải lúc nào cũng đưa vào giá vốn không?” Hay “Cước vận chuyển đầu vào và đầu ra thì hạch toán khác nhau thế nào?”

Chi phí vận chuyển là khoản chi trả cho việc vận chuyển hàng hóa từ nơi này đến nơi khác, có thể là từ nhà cung cấp đến kho, từ kho đến khách hàng, hoặc từ kho này sang kho khác. Trong kế toán, chi phí này không được hạch toán tùy tiện, mà cần căn cứ theo mục đích sử dụng và nghiệp vụ phát sinh.

Ví dụ thực tế:

Khi công ty bạn mua nguyên vật liệu và trả thêm tiền cước vận chuyển, bạn sẽ cần xác định rõ chi phí vận chuyển hạch toán vào tài khoản nào. Thông thường, khoản này sẽ được đưa vào tài khoản 156 (hàng hóa) hoặc 152 (nguyên liệu), tùy vào loại hàng mua và mục đích sử dụng. Nhưng nếu chi phí vận chuyển phát sinh trong quá trình bán hàng thì lại đưa vào tài khoản 641 (chi phí bán hàng).

Trường hợp vận chuyển nội bộ giữa các kho, bạn sẽ phải định khoản qua tài khoản 154 hoặc 627, tùy theo loại hình doanh nghiệp.

Điểm quan trọng là bạn cần xác định cước vận chuyển thuộc loại chi phí nào: chi phí mua hàng, bán hàng hay chi phí sản xuất nội bộ. Từ đó mới có thể định khoản đúng, tránh việc đưa sai vào giá vốn hoặc báo cáo thuế không hợp lệ.

Đây là một phần nhỏ trong bức tranh lớn về cách hạch toán chi phí vận chuyển hàng hóa. Mình sẽ còn hướng dẫn chi tiết hơn trong các phần sau, kèm định khoản cụ thể nhé!

Hạch toán chi phí là gì?

Hạch toán là quá trình quan sát, đo lường, tính toán và ghi chép các hoạt động kinh tế trong quá trình tái sản xuất xã hội. Thông tin thu thập được từ quá trình này giúp kiểm tra và điều hành các hoạt động kinh tế, đảm bảo hiệu quả và đáp ứng nhu cầu sản xuất, đời sống xã hội.

Theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC, mọi chi phí phát sinh liên quan đến sản xuất sản phẩm đều được ghi nợ vào TK 154 và cuối kỳ kết chuyển sang TK 155. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chỉ có hoạt động mua và bán, các chi phí khác như tiền điện, lương nhân viên sẽ được hạch toán tùy theo tính chất của chúng:

• Nếu là chi phí bán hàng, hạch toán vào TK 6421.
• Nếu là chi phí quản lý, hạch toán vào TK 6422.
• Nếu là chi phí mua hàng và giá vốn hàng mua để bán, hạch toán vào TK 156.

Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, khi xuất hàng hóa bán theo từng hóa đơn, sẽ hạch toán nợ TK 632 và có TK 156.

Cách hạch toán chi phí vận chuyển

Nhiều bạn kế toán mới vào nghề thường thắc mắc: “Chi phí vận chuyển phát sinh khi mua hàng thì hạch toán vào đâu?” hoặc “Chi phí bốc xếp ban đầu có đưa vào giá vốn không?”. Đây là hai điểm cực kỳ quan trọng khi làm kế toán doanh nghiệp, đặc biệt với ngành thương mại và sản xuất.

Theo Chuẩn mực Kế toán 03 thì hàng tồn kho, chi phí vận chuyển được phân thành hai nhóm chính là:

• Chi phí vận chuyển thuộc nhóm chi phí mua: Đây là các chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua hàng hóa và được tính vào giá trị nhập kho của hàng hóa.
• Chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu: Các chi phí này liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng và được tính vào nguyên giá của tài sản cố định.

Chi phí vận chuyển thuộc nhóm chi phí mua

Khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc tài sản cố định mà phải trả thêm cước vận chuyển thì khoản này được tính vào giá trị hàng mua chứ không phải chi phí bán hàng hay chi phí quản lý. Nói đơn giản, bạn sẽ cộng thêm chi phí vận chuyển vào giá trị nhập kho.

Trong trường hợp chi phí vận chuyển thuộc nhóm chi phí mua, doanh nghiệp có thể hạch toán theo ba cách sau:

Nợ:

• TK 1562 – Chi phí mua hàng hóa chưa thuế GTGT
• TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào (nếu có)

Có các tài khoản:

• TK 111 – Tiền mặt
• TK 112 – Chuyển khoản qua ngân hàng
• TK 131 – Phải trả bằng tiền khác

Ví dụ:

Công ty A mua 100.000.000đ hàng hóa, phí vận chuyển 5 triệu (có hóa đơn VAT).

Hạch toán như sau:

• Nợ TK 156: 105.000.000
• Nợ TK 1331: 500.000
• Có TK 111/112: 105.500.000

Điều này phù hợp với Thông tư 200 và 133, giúp phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu

Tương tự cước vận chuyển, chi phí bốc dỡ, nâng hạ, đóng gói phát sinh trước khi nhập kho cũng được coi là chi phí mua hàng, và bạn hoàn toàn có thể đưa vào giá trị nhập kho hàng hóa hoặc nguyên vật liệu.

Nợ:

• TK 211 – Chi phí mua sắm TSCĐ
• TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào (nếu có)

Có tài khoản:

• TK 111 – Tiền mặt
• TK 112 – Chuyển khoản qua ngân hàng
• TK 131 – Phải trả bằng tiền khác

Hướng dẫn phân bổ chi phí vận chuyển của doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp mua từ hai mặt hàng trở lên, chi phí vận chuyển và các chi phí mua hàng khác cần được phân bổ cho từng loại hàng hóa trước khi hạch toán chi phí vận chuyển riêng lẻ vào giá trị nhập kho hoặc nguyên giá của từng mặt hàng.

Hiện nay, kế toán doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp phân bổ chi phí vận chuyển sau:

• Phân bổ theo giá trị mua hàng.
• Phân bổ theo số lượng hàng hóa mua.

Phân bổ theo tiêu thức giá trị mua

Nếu doanh nghiệp lựa chọn phân bổ chi phí vận chuyển theo giá trị mua hàng hóa, chi phí được phân bổ theo công thức sau:

Chi phí phân bổ cho hàng nhập kho = [Chi phí mua từng mặt hàng/Tổng giá trị hàng mua] x Chi phí vận chuyển chung

Ví dụ thực tế:

Mua 2 loại hàng:

A: 100 triệu

B: 50 triệu

Tổng cước vận chuyển: 3 triệu

Cách phân bổ:

Hàng A chịu 2 triệu (100/150 x 3 triệu)

Hàng B chịu 1 triệu (50/150 x 3 triệu)

Ghi nhận kế toán:

Nợ 156A: 102 triệu

Nợ 156B: 51 triệu

Có 111/112: 153 triệu

Nợ 1331: nếu có VAT cước vận chuyển

Phân bổ chi phí theo phương pháp này có ưu điểm là độ chính xác cao hơn, phù hợp cho những lô hàng có giá trị chênh lệch lớn. Tuy nhiên, do việc tính toán phân bổ theo giá trị mua khá phức tạp, nên nếu số lượng hàng nhập lớn, phương pháp này có thể gặp nhiều khó khăn.

Phân bổ theo tiêu thức số lượng hàng hóa mua

Nếu lựa chọn phân bổ chi phí vận chuyển theo số lượng hàng hóa mua, kế toán viên sẽ tính toán theo công thức sau:

Chi phí phân bổ cho hàng nhập kho = [Số lượng từng mặt hàng/Tổng số lượng hàng mua] x Chi phí vận chuyển chung

Ví dụ:

Mua 3 mặt hàng, mỗi loại 50 thùng

Tổng chi phí vận chuyển: 1,5 triệu

Suy ra: Mỗi mặt hàng sẽ chịu: 500.000 chi phí vận chuyển

Phương pháp này được nhiều kế toán viên ưa chuộng vì tính toán đơn giản hơn. Tuy nhiên, kết quả phân bổ chi phí theo số lượng từng mặt hàng chỉ mang tính tương đối, vì còn phụ thuộc vào số lượng hàng hóa đã nhập về kho.

Lưu ý khi hạch toán

Để hạch toán chính xác, đặc biệt là khi hạch toán chi phí vận chuyển, kế toán cần thực hiện các bước sau cẩn thận. Điều này rất quan trọng vì có thể ảnh hưởng đến doanh thu của công ty và thậm chí dẫn đến lỗ nếu hạch toán sai. Dưới đây là những điều cần lưu ý trong quá trình hạch toán:

• Hạch toán chi tiết cho từng đối tượng: Đối với các đối tượng nợ của công ty, kế toán cần hạch toán từng đối tượng, từng khoản nợ và từng lần thanh toán. Việc này bao gồm việc theo dõi và đôn đốc thu hồi các khoản nợ đang nợ. Điều này giúp tránh tình trạng khách hàng nợ nần kéo dài.
• Kiểm tra đối chiếu số dư nợ đối với các khách hàng thường xuyên: Đối với các khách hàng có giao dịch thường xuyên và số dư nợ lớn, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu số nợ phát sinh, số tiền đã thu hồi và số nợ còn lại vào cuối tháng. Để đảm bảo tính chính xác, kế toán có thể yêu cầu khách hàng xác nhận số nợ phải thu bằng văn bản.
• Đối chiếu giấy tờ liên quan cho các thanh toán bằng hàng: Đối với các khách hàng thanh toán bằng hàng hoặc có các giao dịch bù trừ nợ phải thu và nợ phải trả, kế toán cần chuẩn bị các giấy tờ liên quan như biên bản đối chiếu công nợ, biên bản bù trừ công nợ và biên bản xóa nợ kèm theo các chứng từ liên quan.
• Xác minh tại chỗ và lập dự phòng đối với các khoản nợ khó thu hồi: Kế toán có trách nhiệm xác minh tại chỗ và yêu cầu bằng văn bản đối với tất cả các khoản nợ. Đặc biệt đối với các khoản nợ khó thu hồi, cần lập dự phòng phải thu để đề phòng trường hợp khách hàng yêu cầu thanh toán bất ngờ.
• Tính khoản lỗ dự kiến về các khoản thu khó đòi: Trong các báo cáo tài chính, chỉ tiêu lưu động tài sản thường được thể hiện theo giá trị thuần. Kế toán cần tính toán khoản lỗ dự kiến về các khoản thu khó đòi hoặc chưa thể đòi để có sự chuẩn bị phù hợp.

Những điều này giúp kế toán thực hiện hạch toán hiệu quả và chính xác, đảm bảo tính minh bạch và sự phù hợp với các quy định kế toán hiện hành.

Hạch toán cước vận chuyển hàng hóa đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác giá vốn mà còn đảm bảo tuân thủ quy định kế toán và thuế. Tùy theo mục đích vận chuyển, mua hàng, bán hàng hay nội bộ thì chi phí cần được ghi nhận và phân bổ theo các tiêu thức phù hợp như giá trị hoặc số lượng hàng hóa. Đừng để những khoản chi tưởng nhỏ lại trở thành rủi ro lớn trong báo cáo tài chính.

Bài viết liên quan

Chuyển phát thường bưu điện mất bao lâu? (Theo VNPost)

Chuyển phát thường của bưu điện (VNPost) tuy không nhanh bằng chuyển phát nhanh, nhưng vẫn được ưa chuộng nhờ giá rẻ và độ...

Xe tải 5 tấn chở được bao nhiêu khối? Thông số chi tiết

Xe tải 5 tấn chở được bao nhiêu khối hàng Câu hỏi tưởng đơn giản nhưng lại phụ thuộc vào loại thùng xe: từ 10 m³ đến...

Reverse logistics (Logistics ngược) là gì? Tìm hiểu chi tiết

Trong thời đại thương mại điện tử bùng nổ, hơn 17% đơn hàng online bị hoàn trả - theo NRF Điều này khiến Reverse Logistics...

1PL, 2PL, 3PL, 4PL, 5PL trong Logistics là gì? Ví Dụ Cụ Thể

Trong ngành logistics, các thuật ngữ 1PL, 2PL, 3PL, 4PL và 5PL thường xuyên được nhắc đến để chỉ các mô hình cung cấp dịch vụ...