Vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì? 7 Loại chứng từ quan trọng nhất

Bạn đang lo lắng không biết vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì để tránh bị giữ xe giữa đường? Theo Tổng cục Thống kê, chỉ trong 4 tháng đầu năm 2025, khối lượng hàng hóa vận chuyển tại Việt Nam đã tăng 14,7% (tương đương 949 triệu tấn), cho thấy nhu cầu vận tải ngày càng “nóng”. Trong bối cảnh ngành logistics đang bùng nổ với tốc độ tăng trưởng dự báo 15-20%/năm, việc chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ như hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, hợp đồng vận chuyển, giấy tờ xe và giấy phép lái xe là điều bắt buộc nếu không muốn bị phạt oan hoặc chậm tiến độ giao hàng. Đọc ngay để tránh rủi ro và đảm bảo hành trình vận chuyển thuận buồm xuôi gió!

Vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì

Khi lưu thông trên đường, đặc biệt là vận chuyển hàng hóa Bắc Nam bằng xe tải, nhiều chủ xe và doanh nghiệp băn khoăn không biết cần mang theo những giấy tờ gì để tránh bị CSGT kiểm tra, xử phạt hay gây chậm trễ giao hàng. Với vai trò là đơn vị vận tải nhiều năm kinh nghiệm, Vận tải Trung Tín sẽ giúp bạn liệt kê đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa, bao gồm cả những chứng từ bắt buộc theo quy định mới nhất năm 2025.

Giấy đi đường

Giấy vận chuyển hàng hóa hay còn gọi là giấy đi đường, là loại giấy tờ bắt buộc đối với các phương tiện kinh doanh vận tải hàng hóa. Giấy này được cấp riêng cho từng chuyến vận chuyển và phụ thuộc vào loại xe được sử dụng. Giấy đi đường đóng vai trò quan trọng như một chứng từ xác thực cho quá trình vận chuyển hàng hóa, cho phép các phương tiện được lưu thông tự do giữa các tỉnh.

Nội dung chính của giấy đi đường bao gồm: điểm đi, điểm đến, phương tiện vận chuyển, thời gian công tác, lý do lưu trú,… Giấy này giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quá trình vận chuyển, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát và giám sát chặt chẽ.

Giấy kinh doanh phương tiện vận chuyển

Đây là loại giấy tờ quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải hàng hóa. Để kinh doanh hợp pháp, việc có đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền kinh doanh vận chuyển là bắt buộc. Hồ sơ giấy tờ cần thiết bao gồm:

• Giấy tờ liên quan đến phương tiện đang được sử dụng, bao gồm giấy đăng ký xe, giấy đăng kiểm,…
• Giấy tờ của người điều khiển phương tiện tham gia giao thông như giấy phép lái xe hợp lệ.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải do cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận hoạt động kinh doanh vận tải hàng hóa là hợp pháp.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ này không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn thể hiện tính minh bạch và chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong lĩnh vực vận tải hàng hóa.

Giấy tờ của người điều khiển phương tiện

Đối với người điều khiển phương tiện vận chuyển hàng hóa, việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết là yêu cầu bắt buộc. Điều này không chỉ đảm bảo cho quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi, nhanh chóng mà còn giúp phòng tránh những tình huống phát sinh đáng tiếc. Hồ sơ giấy tờ cần có bao gồm:

• Giấy phép lái xe hợp lệ, còn hiệu lực và phù hợp với loại phương tiện đang điều khiển.
• Giấy chứng nhận đã qua khóa tập huấn lái xe chuyên nghiệp (nếu là lái xe tải, xe khách).
• Giấy khám sức khỏe định kỳ của người lái xe trong thời hạn quy định.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ này không chỉ tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm của người lái xe trong việc đảm bảo an toàn cho chính mình và các phương tiện khác tham gia giao thông. Đây là điều kiện tiên quyết để người lái xe được phép tham gia vận chuyển hàng hóa. Những thiếu sót nhỏ như quên mang bằng lái cũng có thể khiến tài xế bị phạt từ 1 – 3 triệu đồng theo Nghị định 100/2019/NĐ-CP.

Hợp đồng vận chuyển

Hợp đồng vận chuyển giúp xác lập mối quan hệ pháp lý giữa bên sử dụng dịch vụ và đơn vị vận chuyển, đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong giao dịch. Hợp đồng được lập riêng cho từng lô hàng cần vận chuyển đến địa điểm nhận hàng.

Nội dung của hợp đồng vận chuyển bao gồm các điều khoản cụ thể, thống nhất giữa hai bên về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Hợp đồng quy định rõ ràng các trách nhiệm mà đơn vị vận chuyển phải đảm nhận trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa. Nhờ đó, hai bên có thể giao dịch một cách công bằng, minh bạch và đảm bảo được quyền lợi hợp pháp của mình.

Do tầm quan trọng của hợp đồng vận chuyển, quá trình soạn thảo và hoàn thiện hợp đồng cần được thực hiện một cách kỹ lưỡng, chính xác và sớm nhất có thể. Điều này giúp tránh những rủi ro, tranh chấp không đáng có có thể xảy ra trong quá trình giao dịch.

Giấy tờ xe

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ liên quan đến phương tiện là yêu cầu bắt buộc đối với người điều khiển xe. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm của người lái xe trong việc đảm bảo an toàn giao thông. Hồ sơ giấy tờ cần thiết bao gồm:

• Giấy đăng ký xe còn hiệu lực, xác nhận quyền sở hữu hợp pháp đối với phương tiện.
• Giấy chứng nhận bảo hiểm xe còn thời hạn, đảm bảo các quyền lợi pháp lý trong trường hợp xảy ra sự cố.
• Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường còn hiệu lực, được dán tem kiểm định theo đúng quy định.
• Giấy phép lưu hành xe quá khổ, quá tải (nếu có), đảm bảo tuân thủ các quy định về trọng lượng, kích thước phương tiện.
• Sổ nhật trình chạy xe, ghi chép đầy đủ các thông tin về hành trình di chuyển.

Với hồ sơ giấy tờ đầy đủ, người điều khiển phương tiện không chỉ tuân thủ các quy định pháp luật mà còn chứng minh được năng lực, trách nhiệm của mình trong công tác vận chuyển hàng hóa. Điều này góp phần đảm bảo an toàn, thông suốt cho quá trình vận chuyển.

Các loại hóa đơn chứng từ

Chuẩn bị đầy đủ hóa đơn và chứng từ liên quan đến lô hàng là yêu cầu không thể thiếu. Hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), đóng vai trò thiết yếu trong việc xác minh, chứng thực thông tin về lô hàng với đơn vị vận chuyển. Khi xảy ra những tình huống bất ngờ hoặc sự cố trong quá trình vận chuyển, hóa đơn, chứng từ sẽ là cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết vấn đề.

Bên cạnh đó, hóa đơn và chứng từ liên quan còn có ý nghĩa đặc biệt trong việc kê khai chi phí vận chuyển, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của các giao dịch. Việc lưu giữ và quản lý cẩn thận hồ sơ hóa đơn, chứng từ không chỉ tuân thủ các quy định pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ chi phí, đảm bảo quyền lợi của mình trong trường hợp phát sinh tranh chấp.

Tóm lại, hóa đơn và chứng từ liên quan là một trong những loại giấy tờ vô cùng quan trọng cần được chuẩn bị chu đáo trước khi tiến hành vận chuyển hàng hóa. Sự cẩn trọng trong việc lưu giữ, quản lý hồ sơ này sẽ giúp quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi, an toàn và tuân thủ đúng các quy định pháp luật.

Giấy tờ xuất kho và vận chuyển nội bộ

Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu về hồ sơ giấy tờ khi vận chuyển hàng hóa, bạn cần chuẩn bị một loại giấy tờ quan trọng khác là giấy tờ xuất kho và vận chuyển nội bộ. Loại giấy tờ này đóng vai trò thiết yếu trong trường hợp hàng hóa được xuất từ kho của công ty.

Phiếu xuất kho được sử dụng để xác nhận và chứng minh rằng lô hàng đã được xuất khỏi kho một cách hợp pháp và đúng quy trình. Phiếu này cung cấp thông tin chi tiết về loại hàng hóa, số lượng, thời gian xuất kho, cũng như người thực hiện việc xuất kho. Với giấy tờ này, quá trình kê khai và hạch toán của bộ phận kế toán trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Ngoài vai trò trong công tác hạch toán, phiếu xuất kho còn giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ luồng hàng hóa, đảm bảo tính liên tục và trách nhiệm trong chuỗi cung ứng. Việc lưu giữ và quản lý tốt các phiếu xuất kho không chỉ tuân thủ các quy định pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp có thể truy xuất nguồn gốc hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác khi cần thiết.

Xem thêm: [Tải về] 3 Mẫu hợp đồng thuê xe vận chuyển mới nhất hiện nay

Những giấy tờ khách hàng cần cung cấp cho bên vận chuyển

Nhiều khách hàng khi gửi hàng hóa thường thắc mắc: “Tôi cần đưa những giấy tờ gì cho bên vận chuyển để hàng không bị giữ hoặc phạt giữa đường?” Đây là câu hỏi rất phổ biến, đặc biệt với các đơn hàng vận chuyển đường dài, liên tỉnh hoặc Bắc Nam.

Để đảm bảo chuyến hàng an toàn, đúng quy định pháp lý, quý khách cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng: Chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa.
• Phiếu xuất kho hoặc biên bản điều chuyển nội bộ (nếu là hàng từ kho của doanh nghiệp).
• Hợp đồng vận chuyển hàng hóa (áp dụng khi cần chứng minh quyền sở hữu và phạm vi trách nhiệm).
• Chi tiết danh mục hàng hóa: Rõ ràng về số lượng, chủng loại, quy cách.
• Giấy tờ liên quan đến hàng hóa đặc biệt: Như tờ khai hải quan (hàng nhập khẩu), giấy kiểm dịch (thực phẩm, động vật), hoặc giấy phép vận chuyển chất dễ cháy nổ.

Chuẩn bị đúng giấy tờ giúp tài xế dễ dàng xuất trình khi qua trạm kiểm soát, đồng thời giúp doanh nghiệp tránh các mức phạt từ 2 – 15 triệu đồng theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP.

Trung Tín – Đơn vị vận chuyển hàng hóa Bắc – Nam uy tín

Trung Tín là đơn vị vận chuyển hàng Bắc Nam uy tín, giá rẻ và chuyên nghiệp hàng đầu hiện nay. Với nhiều năm kinh nghiệm, Trung Tín tự tin có thể mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất với giá thành phải chăng nhất. Khách hàng khi sử dụng dịch vụ tại Vận tải Trung Tín sẽ được:

• Tư vấn rõ ràng, chi tiết về thông tin dịch vụ vận chuyển hàng
• Cung cấp đa dạng dịch vụ vận chuyển theo yêu cầu
• Giá thành phải chăng và hợp lý nhất
• Hỗ trợ giao nhận hàng tận nơi theo yêu cầu
• Thời gian giao hàng linh hoạt, phù hợp với nhu cầu của khách

Để được tư vấn thêm và giá cả và dịch vụ, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Vận tải Trung Tín qua hotline 0988.29.20.23, nhân viên sẽ hỗ trợ bạn nhanh chóng.

Kết luận

Để quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp và cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như: hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, hợp đồng vận chuyển, giấy tờ xe và giấy tờ cá nhân của tài xế. Những loại giấy tờ này không chỉ giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa hợp pháp mà còn tránh được các rắc rối pháp lý, đảm bảo giao hàng đúng tiến độ. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị vận tải uy tín, hỗ trợ kiểm tra giấy tờ và vận chuyển chuyên nghiệp, hãy liên hệ ngay với Vận tải Trung Tín để được tư vấn miễn phí và phục vụ tận nơi!

Xem thêm: [Tải Về] Mẫu bảng báo giá cước vận chuyển hàng hóa Bắc Nam

Bài viết liên quan

Ship COD là gì? Hướng dẫn quy trình ship COD cho người mới

Ship COD là gì Trong thời gian gần đây thị trường bán hàng online đang ngày càng trở nên khá sôi nổi cùng với đó là dịch vụ...

Quy định & Lưu ý khi gửi thực phẩm bằng máy bay bạn nên biết

Theo báo cáo ngành hàng không Việt Nam năm 2024, sản lượng vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không đã tăng tới 35,7% so với...

Tổng hợp các loại hàng hóa bị hạn chế gửi đường hàng không

Các loại hàng hóa bị hạn chế gửi đường hàng không đang ngày càng được siết chặt quy định do rủi ro cháy nổ, lây nhiễm...

Chứng nhận FDA là gì? Những điều cần biết về chứng nhận FDA

Đăng ký FDA là một yêu cầu thiết yếu đối với các cơ sở sản xuất hoặc kinh doanh thực phẩm, dược phẩm, thành phần...