Vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì? 7 Loại chứng từ quan trọng nhất

Cung cấp đầy đủ giấy tờ trong quá trình vận chuyển hàng hóa là điều bắt buộc và cần thiết để quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi. Những giấy tờ này cần cả bên khách hàng và nhà xe đồng thời cung cấp, bổ sung theo đúng quy định. Vậy vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì? Những loại giấy tờ quan trọng nhất là gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì

Theo đó, nhà xe cần cung cấp các loại giấy tờ sau khi vận chuyển hàng hóa:

Giấy đi đường

Giấy vận chuyển hàng hóa hay còn gọi là giấy đi đường, là loại giấy tờ bắt buộc đối với các phương tiện kinh doanh vận tải hàng hóa. Giấy này được cấp riêng cho từng chuyến vận chuyển và phụ thuộc vào loại xe được sử dụng. Giấy đi đường đóng vai trò quan trọng như một chứng từ xác thực cho quá trình vận chuyển hàng hóa, cho phép các phương tiện được lưu thông tự do giữa các tỉnh.

Nội dung chính của giấy đi đường bao gồm: điểm đi, điểm đến, phương tiện vận chuyển, thời gian công tác, lý do lưu trú,… Giấy này giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quá trình vận chuyển, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát và giám sát chặt chẽ.

Giấy kinh doanh phương tiện vận chuyển

Đây là loại giấy tờ quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải hàng hóa. Để kinh doanh hợp pháp, việc có đầy đủ giấy tờ chứng minh quyền kinh doanh vận chuyển là bắt buộc. Hồ sơ giấy tờ cần thiết bao gồm:

• Giấy tờ liên quan đến phương tiện đang được sử dụng, bao gồm giấy đăng ký xe, giấy đăng kiểm,…
• Giấy tờ của người điều khiển phương tiện tham gia giao thông như giấy phép lái xe hợp lệ.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải do cơ quan có thẩm quyền cấp, xác nhận hoạt động kinh doanh vận tải hàng hóa là hợp pháp.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ này không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn thể hiện tính minh bạch và chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong lĩnh vực vận tải hàng hóa.

Giấy tờ của người điều khiển phương tiện

Đối với người điều khiển phương tiện vận chuyển hàng hóa, việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết là yêu cầu bắt buộc. Điều này không chỉ đảm bảo cho quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi, nhanh chóng mà còn giúp phòng tránh những tình huống phát sinh đáng tiếc. Hồ sơ giấy tờ cần có bao gồm:

• Giấy phép lái xe hợp lệ, còn hiệu lực và phù hợp với loại phương tiện đang điều khiển.
• Giấy chứng nhận đã qua khóa tập huấn lái xe chuyên nghiệp (nếu là lái xe tải, xe khách).
• Giấy khám sức khỏe định kỳ của người lái xe trong thời hạn quy định.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ này không chỉ tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm của người lái xe trong việc đảm bảo an toàn cho chính mình và các phương tiện khác tham gia giao thông. Đây là điều kiện tiên quyết để người lái xe được phép tham gia vận chuyển hàng hóa.

Hợp đồng vận chuyển

Hợp đồng vận chuyển giúp xác lập mối quan hệ pháp lý giữa bên sử dụng dịch vụ và đơn vị vận chuyển, đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong giao dịch. Hợp đồng được lập riêng cho từng lô hàng cần vận chuyển đến địa điểm nhận hàng.

Nội dung của hợp đồng vận chuyển bao gồm các điều khoản cụ thể, thống nhất giữa hai bên về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Hợp đồng quy định rõ ràng các trách nhiệm mà đơn vị vận chuyển phải đảm nhận trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa. Nhờ đó, hai bên có thể giao dịch một cách công bằng, minh bạch và đảm bảo được quyền lợi hợp pháp của mình.

Do tầm quan trọng của hợp đồng vận chuyển, quá trình soạn thảo và hoàn thiện hợp đồng cần được thực hiện một cách kỹ lưỡng, chính xác và sớm nhất có thể. Điều này giúp tránh những rủi ro, tranh chấp không đáng có có thể xảy ra trong quá trình giao dịch.

Giấy tờ xe

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giấy tờ liên quan đến phương tiện là yêu cầu bắt buộc đối với người điều khiển xe. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm của người lái xe trong việc đảm bảo an toàn giao thông. Hồ sơ giấy tờ cần thiết bao gồm:

• Giấy đăng ký xe còn hiệu lực, xác nhận quyền sở hữu hợp pháp đối với phương tiện.
• Giấy chứng nhận bảo hiểm xe còn thời hạn, đảm bảo các quyền lợi pháp lý trong trường hợp xảy ra sự cố.
• Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường còn hiệu lực, được dán tem kiểm định theo đúng quy định.
• Giấy phép lưu hành xe quá khổ, quá tải (nếu có), đảm bảo tuân thủ các quy định về trọng lượng, kích thước phương tiện.
• Sổ nhật trình chạy xe, ghi chép đầy đủ các thông tin về hành trình di chuyển.

Với hồ sơ giấy tờ đầy đủ, người điều khiển phương tiện không chỉ tuân thủ các quy định pháp luật mà còn chứng minh được năng lực, trách nhiệm của mình trong công tác vận chuyển hàng hóa. Điều này góp phần đảm bảo an toàn, thông suốt cho quá trình vận chuyển.

Các loại hóa đơn chứng từ

Chuẩn bị đầy đủ hóa đơn và chứng từ liên quan đến lô hàng là yêu cầu không thể thiếu. Hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), đóng vai trò thiết yếu trong việc xác minh, chứng thực thông tin về lô hàng với đơn vị vận chuyển. Khi xảy ra những tình huống bất ngờ hoặc sự cố trong quá trình vận chuyển, hóa đơn, chứng từ sẽ là cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết vấn đề.

Bên cạnh đó, hóa đơn và chứng từ liên quan còn có ý nghĩa đặc biệt trong việc kê khai chi phí vận chuyển, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của các giao dịch. Việc lưu giữ và quản lý cẩn thận hồ sơ hóa đơn, chứng từ không chỉ tuân thủ các quy định pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ chi phí, đảm bảo quyền lợi của mình trong trường hợp phát sinh tranh chấp.

Tóm lại, hóa đơn và chứng từ liên quan là một trong những loại giấy tờ vô cùng quan trọng cần được chuẩn bị chu đáo trước khi tiến hành vận chuyển hàng hóa. Sự cẩn trọng trong việc lưu giữ, quản lý hồ sơ này sẽ giúp quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi, an toàn và tuân thủ đúng các quy định pháp luật.

Giấy tờ xuất kho và vận chuyển nội bộ

Để đáp ứng đầy đủ yêu cầu về hồ sơ giấy tờ khi vận chuyển hàng hóa, bạn cần chuẩn bị một loại giấy tờ quan trọng khác là giấy tờ xuất kho và vận chuyển nội bộ. Loại giấy tờ này đóng vai trò thiết yếu trong trường hợp hàng hóa được xuất từ kho của công ty.

Phiếu xuất kho được sử dụng để xác nhận và chứng minh rằng lô hàng đã được xuất khỏi kho một cách hợp pháp và đúng quy trình. Phiếu này cung cấp thông tin chi tiết về loại hàng hóa, số lượng, thời gian xuất kho, cũng như người thực hiện việc xuất kho. Với giấy tờ này, quá trình kê khai và hạch toán của bộ phận kế toán trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

Ngoài vai trò trong công tác hạch toán, phiếu xuất kho còn giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ luồng hàng hóa, đảm bảo tính liên tục và trách nhiệm trong chuỗi cung ứng. Việc lưu giữ và quản lý tốt các phiếu xuất kho không chỉ tuân thủ các quy định pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp có thể truy xuất nguồn gốc hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác khi cần thiết.

Những giấy tờ khách hàng cần cung cấp cho bên vận chuyển

Ngoài  bên vận chuyển, khách hàng cũng cần cung cấp các loại giấy tờ cần thiết theo quy định. Theo Thông tư 94/2003/TT-BTC, hàng hóa trên đường vận chuyển phải có hóa đơn, chứng từ kèm theo để chứng minh nguồn gốc hợp pháp và đáp ứng các yêu cầu sau:

1. Đối với cơ sở bán lẻ hàng hóa có giá trị thấp, không bắt buộc phải lập hợp đồng nhưng cần lập bản kê bán lẻ theo từng lần, loại hàng.

2. Hàng xuất kho để bán, trao đổi, biếu tặng phải có hóa đơn giá trị gia tăng với số lượng và giá trị phù hợp.

3. Hàng gửi bán đại lý có thể sử dụng hóa đơn GTGT/bán hàng hoặc phiếu xuất hàng kèm lệnh điều động nội bộ.

4. Nguyên liệu đưa đi gia công phải có phiếu xuất kho và hợp đồng gia công.

5. Hàng hóa đưa đi bán lưu động/hội chợ phải có lệnh điều động nội bộ và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển.

6. Hàng trả lại do sai quy cách phải có hợp đồng, hóa đơn GTGT/bán hàng/tự in.

7. Hàng xuất khẩu phải có hóa đơn GTGT/bán hàng/tự in và các hợp đồng khác.

8. Một số trường hợp đặc biệt không bắt buộc hợp đồng bán hàng như mua sản lâm/thủy/hải sản của người dân, mua hàng ký gửi bán.

9. Hàng giao cho cửa hàng/nhận từ cửa hàng phải có hóa đơn GTGT/bán hàng và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Đảm bảo đầy đủ các giấy tờ trên không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn giúp kiểm soát chặt chẽ quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa.

Trung Tín – Đơn vị vận chuyển hàng hóa Bắc – Nam uy tín

Trung Tín là đơn vị vận chuyển hàng Bắc Nam uy tín, giá rẻ và chuyên nghiệp hàng đầu hiện nay. Với nhiều năm kinh nghiệm, Trung Tín tự tin có thể mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất với giá thành phải chăng nhất. Khách hàng khi sử dụng dịch vụ tại Vận tải Trung Tín sẽ được:

• Tư vấn rõ ràng, chi tiết về thông tin dịch vụ vận chuyển hàng
• Cung cấp đa dạng dịch vụ vận chuyển theo yêu cầu
• Giá thành phải chăng và hợp lý nhất
• Hỗ trợ giao nhận hàng tận nơi theo yêu cầu
• Thời gian giao hàng linh hoạt, phù hợp với nhu cầu của khách

Để được tư vấn thêm và giá cả và dịch vụ, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp với Vận tải Trung Tín qua hotline 0988.29.20.23, nhân viên sẽ hỗ trợ bạn nhanh chóng.

Trên đây là tổng hợp thông tin các loại giấy tờ cân có khi vận chuyển hàng hóa. Hy vọng bài viết đã giúp bạn giải đáp vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì và có sự chuẩn bị tốt nhất. ()

Bài viết liên quan

[Cập nhật] Quy cách đóng gói hàng hóa xuất khẩu chuẩn nhất

Quy cách đóng gói (Packaging) là việc xác định tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa một cách phù hợp với đặc tính riêng của từng...

TOP 7 dụng cụ đóng gói hàng hóa được sử dụng phổ biến nhất

Việc đóng gói hàng hóa là một khâu quan trọng, không chỉ giúp bảo vệ sản phẩm mà còn làm tăng giá trị và nhận diện...

[FULL] Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Vận chuyển bằng đường hàng không là phương thức vận chuyển bằng máy bay với tốc độ nhanh nhất hiện nay Đây là phương...

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển với 10 bước đơn giản

Đường biển là con đường vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu phổ biến nhất với nhiều doanh nghiệp hiện nay Hầu hết các...