Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển với 10 bước đơn giản

Đường biển là con đường vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu phổ biến nhất với nhiều doanh nghiệp hiện nay. Hầu hết các loại hàng hoá đều có thể vận chuyển bằng đường biển dễ dàng. Với ưu điểm như chi phí thấp, thời gian hợp lý nên vận chuyển bằng đường biển được xem là lựa chọn hàng đầu của nhiều người. Vậy quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Ưu điểm của vận chuyển đường biển

Ngày nay, phương thức vận tải đường biển được xem là lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhờ những ưu điểm vượt trội.

• Thứ nhất, đường biển có khả năng vận chuyển mọi loại hàng hóa. Từ hàng hóa thông thường đến những mặt hàng nguy hiểm như chất độc hại hay vật liệu nổ, với khối lượng lên tới hàng triệu tấn mỗi chuyến.
• Thứ hai, lưới đường biển rộng lớn và tự nhiên giúp tàu vận tải di chuyển linh hoạt, không gặp nhiều hạn chế như đường bộ hay hàng không.
• Thứ ba, chi phí vận hành và duy tu bảo dưỡng đường biển thấp. Điều này đồng nghĩa với mức cước phí vận chuyển cạnh tranh.
• Cuối cùng, sự ra đời của tàu container chuyên dụng với sức chở khổng lồ đã khẳng định vị thế vượt trội của vận tải biển về khả năng vận chuyển khối lượng hàng hóa lớn.

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển với 10 bước

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển như sau:

Bước 1: Booking

Quá trình đặt chỗ thuê tàu (booking) đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Trong trường hợp bên xuất khẩu cần thuê tàu, họ sẽ liên hệ với các công ty giao nhận vận tải (freight forwarders) để lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ có mức giá cạnh tranh nhất.

Sau khi nhận được booking từ freight forwarder, bên xuất khẩu cần thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trong booking để chuẩn bị hàng hóa và tài liệu cần thiết, đảm bảo việc giao hàng cho freight forwarder đúng hạn. Điều này giúp quá trình chuẩn bị hàng trở nên chính xác và hiệu quả hơn cho hành trình vận chuyển đường biển sắp tới. Các thông tin cần kiểm tra bao gồm:

• Cảng xuất phát và cảng đến
• Ngày dự kiến khởi hành
• Ngày hạn chót giao hàng (cut-off date)
• Loại container
• Số lượng container
• Các chi tiết khác liên quan

Quá trình này đóng vai trò thiết yếu, tạo nền tảng vững chắc cho các bước vận chuyển hàng hóa tiếp theo.

Bước 2: Đóng gói hàng

Đối với hàng lẻ (LCL), quá trình đóng gói diễn ra tại kho của người xuất khẩu. Mỗi kiện hàng sẽ được ghi ký mã hiệu theo yêu cầu của người nhập khẩu. Sau đó, công ty giao nhận (freight forwarder) sẽ chuyển hàng tới kho hàng lẻ (CFS) tại cảng và tiến hành đóng chung các lô hàng lẻ vào cùng một container.

Ngược lại, đối với hàng nguyên container (FCL), quá trình đóng hàng vào container được thực hiện ngay tại kho của người xuất khẩu. Sau khi đóng kín và niêm phong container, hàng sẽ được bàn giao cho freight forwarder và đưa tới bãi container (CY) tại cảng chuẩn bị cho quá trình vận chuyển đường biển. Quy trình này đảm bảo an toàn tối đa cho hàng hóa bên trong container trước khi khởi hành.

Nhìn chung, sự khác biệt cơ bản trong quy trình xếp dỡ giữa hàng lẻ và nguyên container nằm ở việc hàng lẻ được đóng chung tại kho cảng, còn hàng nguyên container được niêm phong ngay từ kho xuất khẩu.

Bước 3: Thủ tục hải quan xuất khẩu

Sau khi hàng hóa đã được đưa tới cảng, người xuất khẩu sẽ thực hiện các thủ tục hải quan. Họ có thể tự thực hiện hoặc thuê một đơn vị giao nhận vận tải biển (freight forwarder) để hoàn tất các thủ tục này trước thời điểm tàu khởi hành. Freight forwarder sẽ đảm nhận các nghiệp vụ chuyên môn như đăng ký giấy phép xuất khẩu, kiểm tra phòng ngừa dịch bệnh (khử trùng hàng hóa) và đảm bảo các yêu cầu về kiểm dịch (nếu có).

Việc hoàn thành đầy đủ các thủ tục hải quan phù hợp với quy định là một bước quan trọng trước khi cho tàu khởi hành, giúp quá trình vận chuyển hàng hóa đi đường biển diễn ra thuận lợi và tránh được những rủi ro không đáng có.

Bước 4: Phát hành B/L

Sau khi hoàn tất các thủ tục hải quan xuất khẩu, hàng hóa sẽ được nhân viên vận tải xếp lên tàu và tàu khởi hành rời cảng. Để chuẩn bị cho việc phát hành vận đơn (Bill of Lading – B/L), bên xuất khẩu đã cung cấp trước các thông tin cần thiết cho công ty giao nhận vận tải (freight forwarder) ngay từ khi chuẩn bị đóng hàng. Freight forwarder sẽ chuyển thông tin này cho hãng tàu biển để hãng tàu phát hành B/L cho bên xuất khẩu sau khi con tàu khởi hành.

Vận đơn (B/L) là giấy tờ quan trọng trong vận tải đường biển, đóng vai trò là hợp đồng vận chuyển hàng hóa giữa người xuất khẩu và hãng tàu. Quá trình phát hành B/L sau khi con tàu rời cảng đảm bảo tính chính xác của các thông tin trên vận đơn.

Bước 5: Gửi chứng từ xuất khẩu

Bên xuất khẩu có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ theo yêu cầu của người nhập khẩu. Bộ chứng từ bao gồm:

• Hóa đơn (Invoice)
• Danh mục đóng gói (Packing List)
• Hợp đồng thương mại (Contract)
• Catalogue sản phẩm
• Vận đơn (Bill of Lading – B/L)
• Chứng nhận xuất xứ (C/O) và các tài liệu khác liên quan

Sau khi hoàn tất, bộ chứng từ này sẽ được chuyển tới người nhập khẩu thông qua hai cách khác nhau tùy theo phương thức thanh toán:

• Nếu thanh toán bằng chuyển khoản (T/T), bộ chứng từ được gửi trực tiếp cho người nhập khẩu.
• Nếu thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), bộ chứng từ sẽ được gửi qua ngân hàng để nhận thanh toán.

Việc chuẩn bị và gửi bộ chứng từ đầy đủ là bước quan trọng để hoàn tất giao dịch xuất khẩu và giao hàng cho người nhập khẩu.

Bước 6: Nhận chứng từ gốc

Sau khi nhận được bộ chứng từ gốc từ người xuất khẩu, người nhập khẩu sẽ tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng một lần nữa để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của toàn bộ hồ sơ. Việc kiểm tra này nhằm phát hiện và ngăn ngừa kịp thời bất cứ sai sót hay thiếu sót nào trong chứng từ, tránh gặp phải những rắc rối không đáng có trong quá trình làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng đích.

Bước 7: Thông báo hàng đến

Trước khi tàu cập cảng đến, đại lý của hãng vận tải tại cảng đích sẽ gửi “Thông báo hàng đến” (Notice of Arrival) cho người nhập khẩu. Thông báo này cung cấp các thông tin quan trọng như ngày dự kiến tàu cập cảng, địa điểm lưu giữ hàng chờ thông quan (kho bãi hoặc cảng), cũng như các loại phí cần nộp để nhận hàng. Với những thông tin chi tiết trong thông báo, người nhập khẩu có thể chủ động chuẩn bị và lên kế hoạch để thực hiện các thủ tục nhập khẩu tại hải quan một cách thuận lợi và kịp thời khi hàng về đến nơi.

Việc cung cấp trước thông tin chính xác về tình trạng lô hàng và các yêu cầu cụ thể giúp quá trình nhập khẩu được diễn ra suôn sẻ, tránh những rắc rối hay chậm trễ không đáng có.

Bước 8: Nhận lệnh giao hàng

Khi hàng về đến cảng đích, người nhập khẩu sẽ cung cấp cho công ty giao nhận vận tải (freight forwarder) bộ chứng từ gốc đã nhận từ người xuất khẩu để đề nghị xuất trình vận đơn (B/L) gốc. Tiếp theo, người nhập khẩu sẽ thanh toán các loại phí cho hãng tàu và nhận lệnh giao hàng từ freight forwarder.

Đồng thời, freight forwarder sẽ xác định vị trí container trong khu vực cảng và làm thủ tục để phát hành phiếu xuất kho, cho phép hàng hóa được rời khỏi khu vực cảng sau khi hoàn tất các thủ tục nhập khẩu. Quá trình này đảm bảo việc làm thủ tục và nhận hàng diễn ra thông suốt, giúp hàng hóa được thông quan và giao cho người nhập khẩu một cách nhanh chóng và đầy đủ.

Bước 9: Làm thủ tục hải quan nhập khẩu

Quy trình vận chuyển hàng hóa đường biển không thể thiếu bước quan trọng là làm thủ tục hải quan nhập khẩu. Ngay cả trước khi hàng về đến cảng, người nhập khẩu đã có thể tiến hành khai báo thông tin lô hàng trên hệ thống điện tử của hải quan và chờ đợi để thông quan khi hàng đến nơi. Người nhập khẩu có thể tự thực hiện các thủ tục này hoặc thuê dịch vụ của công ty giao nhận vận tải (freight forwarder).

Ngoài ra, tùy theo tính chất hàng hóa, người nhập khẩu có thể phải hoàn thành các nghiệp vụ chuyên ngành bổ sung như: xin giấy phép nhập khẩu, kiểm dịch, kiểm tra chất lượng,… Các công đoạn tiềm ẩn nhiều rủi ro về sai sót và tốn nhiều thời gian nếu người nhập khẩu tự thực hiện. Do đó, việc sử dụng dịch vụ của freight forwarder như Dolphin Sea Air để đảm nhận các nghiệp vụ này là giải pháp an toàn và hiệu quả.

Việc hoàn tất đầy đủ các thủ tục nhập khẩu đúng quy định là yếu tố quyết định để lô hàng được thông quan và giao cho người nhập khẩu kịp thời.

Bước 10: Dỡ hàng

Sau khi hoàn tất các thủ tục hải quan, công ty giao nhận vận tải (freight forwarder) sẽ sắp xếp phương tiện vận chuyển để đưa hàng về kho của người nhập khẩu. Đối với hàng nguyên container (FCL), quá trình dỡ hàng khỏi container sẽ được thực hiện tại kho của người nhập khẩu. Sau khi dỡ xong hàng hóa, container rỗng phải được trả lại cho hãng tàu tại khu vực cảng theo đúng quy định.

Việc trả container rỗng kịp thời và đúng nơi quy định là rất quan trọng để tránh những khoản phí phạt hay lệ phí lưu container không cần thiết phát sinh. Quy trình này giúp vòng tuần hoàn sử dụng container được diễn ra liên tục, đảm bảo hoạt động logistics đường biển được thông suốt.

Trên đây là tổng hợp quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển chi tiết nhất. Hy vọng thông tin trong bài sẽ hữu ích và giúp bạn có thêm kinh nghiệm khi vận chuyển hàng. ()

Bài viết liên quan

[Cập nhật] Quy cách đóng gói hàng hóa xuất khẩu chuẩn nhất

Quy cách đóng gói (Packaging) là việc xác định tiêu chuẩn đóng gói hàng hóa một cách phù hợp với đặc tính riêng của từng...

TOP 7 dụng cụ đóng gói hàng hóa được sử dụng phổ biến nhất

Việc đóng gói hàng hóa là một khâu quan trọng, không chỉ giúp bảo vệ sản phẩm mà còn làm tăng giá trị và nhận diện...

[FULL] Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Vận chuyển bằng đường hàng không là phương thức vận chuyển bằng máy bay với tốc độ nhanh nhất hiện nay Đây là phương...

Vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì? 7 Loại chứng từ quan trọng nhất

Cung cấp đầy đủ giấy tờ trong quá trình vận chuyển hàng hóa là điều bắt buộc và cần thiết để quá trình vận chuyển...