Gợi ý các bước lập kế hoạch di chuyển văn phòng chi tiết

Di chuyển văn phòng cũng là một dự án lớn đối với một công ty, đặc biệt là các công ty lớn. Do đó, việc lập kế hoạch di chuyển văn phòng là một việc vô cùng quan trọng. Nếu bạn chưa bao giờ lên kế hoạch cho dự án này hoặc đã thực hiện nhưng gặp nhiều khó khăn. Vậy thì vantaitrungtin.com sẽ mang đến cho bạn gợi ý chi tiết các bước lập kế hoạch di chuyển văn phòng. Cùng xem chi tiết dưới đây nhé!

Xem thêm: Trung Tín vận chuyển hàng đi 214 Khu Công Nghiệp cả nước

1. 9 bước lập kế hoạch di chuyển văn phòng

1.1. Lên kế hoạch

Quy mô doanh nghiệp càng lớn thì thời gian lên kế hoạch sẽ càng lâu, rơi vào khoảng 6 tháng – 1 năm trước khi bắt đầu diễn ra. Một kế hoạch chi tiết cụ thể sẽ giúp người thực hiện kiểm soát được mọi nguồn lực cần có để di chuyển văn phòng và tìm được phương án xử lý tối ưu nếu gặp sự cố đột xuất.

Những nội dung cần có trong bản kế hoạch bao gồm:

+ Những việc cần làm

+ Người chịu trách nhiệm chính

+ Đội nhóm thực hiện dự án này.

+ Deadline cho công việc.

1.2. Tìm người phụ trách

Mọi dự án đều cần có 1 người đứng đầu phụ trách để đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng kế hoạch. Người này cần có kỹ năng sắp xếp, tổ chức tốt, có quyền hạn đại diện cho doanh nghiệp. Đặc biệt là có khả năng quản lý, làm việc đội nhóm tốt và có khả năng ra quyết định.

1.3. Xây dựng nhóm làm việc

Nhóm này sẽ là những người hỗ trợ người phụ trách hoàn thành dự án. Những công việc mà nhóm cần thực hiện là:

+ Lên chi tiết các công việc cần làm.

+ Xác định thứ tự công việc.

+ Phân chia nhân sự đảm nhiệm.

+ Lên thời gian hoàn thành mục tiêu từng công việc.

Những người trong nhóm cần có tinh thần trách nhiệm làm việc, có khả năng kiểm soát công việc và có chuyên môn đảm bảo mọi đồ vật đều được đóng gói cẩn thận.

Nhóm làm việc nên thường xuyên review công việc thường xuyên để kiểm soát hiệu quả công việc.

1.4. Lên timeline chi tiết

Nên có 1 timeline chi tiết cho các công việc cần làm để biết được việc nào làm trước, việc nào làm sau và việc đó cần bao lâu để hoàn thành.

1.5. Dự trù chi phí

Tùy thuộc vào quy mô văn phòng, các dịch vụ thuê ngoài và dự kiến nâng cấp thiết bị mà bạn sẽ dự trù được chi phí cho dự án di chuyển văn phòng này. Nên để ra 1 khoản tiền “bảo hiểm” cho các sự cố nếu có.

Việc thuê các dịch vụ di chuyển văn phòng có thể hơi tốn kém, nhưng sẽ tiết kiệm được thời gian và đảm bảo quá trình di chuyển an toàn. Ngoài ra đồ đạc thiết bị còn được bảo hành hỏng hóc nếu có.

1.6. Tìm địa điểm cho văn phòng mới

Các tiêu chí cần quan tâm đối với địa điểm thuê văn phòng mới là:

+ Vị trí địa lý, diện tiến, giá tiền và thời hạn thuê.

+ Đặc điểm xung quanh: giao thông, khu để xe, hệ thống thoát nước, hệ thống điều hòa, thông tin liên lạc, phòng cháy chữa cháy, thang máy, dịch vụ đi kèm và mức độ hoàn thiện của địa điểm.

+ Thời gian di chuyển đến, thời gian sửa chữa, thời gian bắt đầu hoạt động.

+ Một số yêu cầu khác: phong thủy, feedback, tiện ích đi kèm…

Các tiêu chí này sẽ giúp quá trình tìm kiếm và lựa chọn diễn ra nhanh chóng và hạn chế tối đa các phát sinh đi kèm.

1.7. Lên công việc cho địa điểm mới

a. Kiểm tra những đồ dùng sẵn có

Rà soát lại hết những đồ dùng có thể dùng cho văn phòng mới, cái nào còn dùng được, cái nào phải thay mới. Việc này không những giúp bạn kiểm soát được tất cả đồ đạc hiện có mà còn giúp tiết kiệm chi phí cho văn phòng mới.

b. Kế hoạch sắp xếp đồ đạc tại văn phòng mới

Bạn sẽ giải quyết được các vấn đề về không gian, đi lại, hướng ngồi làm việc…ở văn phòng cũ. Ngoài ra, việc lên kế hoạch này trước giúp bạn tiết kiệm thời gian setup văn phòng mới.

1.8. Tìm đơn vị cung cấp

Nên tham khảo ít nhất 3 đơn vị cung cấp để tìm được hợp đồng tốt nhất.

1.9. Thông báo chi tiết đến các đơn vị liên quan

Bạn cần thông báo đến các đơn vị liên quan địa chỉ làm việc mới của doanh nghiệp. Các đơn vị cần thông báo bao gồm:

+ Đơn vị vận chuyển, bưu điện, chuyển phát nhanh.

+ Phòng ban nhà nước như công an khu vực, cục thuế…

+ Đơn vị cung cấp dịch vụ dữ liệu, điện thoại…

+ Khách hàng của doanh nghiệp.

+ Đối tác.

Ngoài gửi email đến các đơn vị này, hãy cập nhật địa chỉ mới lên website hoặc các phương tiện truyền thông của doanh nghiệp.

2. 5 điều cần lưu ý khi chuyển và thuê văn phòng mới

2.1. Hãy lên kế hoạch chi tiết cụ thể

Việc lên kế hoạch sớm sẽ giúp bạn cần phải làm gì, cần phải chuẩn bị gì và tránh bị rơi vào bối rối khi gặp vấn đề cần xử lý.

2.2. Dành nhiều thời gian tìm văn phòng

Trước khi quyết định thuê văn phòng, thời gian tìm kiếm khuyến nghị nên là 4- 6 tháng. Nếu bạn dành quá ít thời gian thì có thể sẽ không đủ xem xét kỹ tất cả thông tin về địa điểm sắp thuê, không đủ thời gian tìm đối tác thiết kế, vận chuyển uy tín. Và đặc biệt là có thể bạn sẽ bỏ lỡ những địa điểm thuê “ngon” mà giá lại rẻ.

2.3. Dành nhiều thời gian đánh giá xem xét văn phòng, tòa nhà

Nếu bạn chỉ “xem” không thôi thì rất có thể sẽ gặp nhiều rủi ro sau này. Hãy dành thời gian xem xét thật kỹ tòa nhà, văn phòng bạn định thuê. Tìm hiểu feedback khách hàng đã từng thuê trước đó, tìm hiểu về những “người hàng xóm” xung quanh. Sau đó, hãy xem xét và bàn bạc thật kỹ các điều khoản trong hợp đồng để tránh bị thiệt về sau.

2.4. Sớm tìm kiếm và chọn đơn vị thi công nội thất

Dành thời gian tìm hiểu, bạn sẽ chọn được đơn vị thi công uy tín, đảm bảo chất lượng và tiết kiệm chi phí.

2.5. Tìm và liên hệ đối tác vận chuyển sớm

Các đối tác vận chuyển uy tín sẽ tư vấn và giúp bạn tìm ra cách thức vận chuyển tối ưu nhất và tiết kiệm chi phí nhất.

Hy vọng bài viết của vantaitrungtin.com đã giúp bạn lập kế hoạch di chuyển văn phòng thành công. Nếu có nhu cầu tìm đơn vị vận chuyển uy tín, chất lượng, giá cả phải chăng, hãy liên hệ với chúng tôi:

VẬN TẢI TRUNG TÍN

Website: vantaitrungtin.com

Hotline: 0918 29 20 29

Bài viết liên quan

[FULL] Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không

Vận chuyển bằng đường hàng không là phương thức vận chuyển bằng máy bay với tốc độ nhanh nhất hiện nay Đây là phương...

Quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển với 10 bước đơn giản

Đường biển là con đường vận chuyển hàng hoá xuất nhập khẩu phổ biến nhất với nhiều doanh nghiệp hiện nay Hầu hết các...

Vận chuyển hàng hóa cần giấy tờ gì? 7 Loại chứng từ quan trọng nhất

Cung cấp đầy đủ giấy tờ trong quá trình vận chuyển hàng hóa là điều bắt buộc và cần thiết để quá trình vận chuyển...

Top 5+ công ty vận chuyển hàng Trung Quốc uy tín, giá rẻ

Hiện nay, nhu cầu vận chuyển hàng hóa giữa 2 đầu Trung Quốc và Việt Nam ngày càng tăng Chính vì thế, có rất nhiều doanh...